Een andere beperking is dat partijen niet zelf het toepasselijke sociaal verzekeringsrecht kunnen kiezen. Is er gekozen voor Nederlands recht? Dan wil dat dus niet zeggen dat automatisch het Nederlandse sociaal verzekeringsrecht van toepassing is. Welk recht van toepassing is, dat wordt door een Europese verordening bepaald. 

Maar wanneer is uw werknemer dan in Duitsland sociaal verzekerd en wat betekent dat precies voor u? Ik zal u kort toelichten wat de Verordening bepaalt.

Wanneer is uw werknemer in Duitsland sociaal verzekerd?

In de hiernavolgende situaties wordt ervan uitgegaan dat uw werknemer in Duitsland woont en ook (gedeeltelijk) werkt.

• Als uw werknemer 100% van de arbeidstijd in Duitsland werkzaam is, dan is het Duitse sociaal verzekeringsrecht van toepassing.

• Werkt uw werknemer zowel in zijn woonland Duitsland als in Nederland, en werkt hij minstens 25% van de werktijd in Duitsland, dan is eveneens het Duitse sociaal verzekeringsrecht van toepassing.

• Werkt uw werknemer zowel voor u als ook voor andere Nederlandse/Duitse werkgever, en vinden de werkzaamheden voor 25% of meer van de totale werktijd in het woonland Duitsland plaats, dan valt de werknemer onder het Duitse sociaal verzekeringsrecht.

• Is uw werknemer naast zijn werk in Duitsland ook als zelfstandig ondernemer in Nederland werkzaam, maar werkt hij minstens 25% van de tijd voor u in loondienst in zijn woonland Duitsland, dan is Duitse sociaal verzekeringsrecht van toepassing.

Zeker weten? De A1-verklaring

Als uw werknemer zowel in het woonland Duitsland als in Nederland werkzaam is, dan is een A1-verklaring van de Duitse instantie: Deutsche Verbindungsstelle Krankenkassen Ausland (DVKA) vereist. In de A1-verklaring wordt vastgesteld of het Duitse of Nederlandse sociaal verzekeringssysteem van toepassing is. Deze verklaring dient door uw werknemer en door u te worden ondertekend.

Wordt beslist dat het Nederlandse sociaal verzekeringsrecht van toepassing is, dan dient u de A1-verklaring bij de Nederlandse Sociale Verzekeringsbank aan te vragen en daarbij de schriftelijke beslissing van de Duitse sociale zekerheidsinstantie te overleggen. Door de A1 verklaring weet u zeker welk recht van toepassing is. 

Wat moet u regelen, indien uw werknemer in Duitsland sociaal verzekerd is? 

U bent in dat geval verplicht om de premies voor de sociale zekerheid in Duitsland aan de Krankenkasse af te dragen. Ook bent u verplicht om een ongevallenverzekering voor uw werknemer af te sluiten. Om de premies te kunnen afdragen dient u vooraf een Betriebsnummer aan te vragen bij de Bundesagentur für Arbeit. U bent tevens verplicht om de salarisgegevens in het Duits bij te houden en te bewaren. Meestal schakelen Nederlandse werkgevers voor het verzorgen van deze administratieve diensten een Duitse belastingadviseur in.

Bijzondere regels tijdens corona (tot 1 januari 2022)

Werkte uw werknemer vóór 17 maart 2020 in Nederland, maar is hij vanwege corona genoodzaakt geweest om vanwege het thuiswerkadvies in zijn woonland Duitsland te werken, dan geldt bij wijze van uitzondering dat uw werknemer gewoon in Nederland sociaal verzekerd blijft. Deze uitzondering geldt tot 1 januari 2022 (stand: november 2021). Het is op dit moment nog niet duidelijk of de uitzondering ook na die tijd blijft voortduren.

Is uw werknemer op of na 17 maart 2020 bij u in dienst gekomen en zou deze bij u in Nederland komen werken, maar heeft hij vanwege corona vanuit zijn woonland Duitsland moeten werken, dan kunt u aan de Duitse en Nederlandse sociale verzekeringsinstanties om goedkeuring vragen om de Nederlandse sociale zekerheid in dit geval toch van toepassing te laten zijn.

Zijn er ook andere opties?

Mocht u in Duitsland actief zijn, maar met deze zaken niets te maken willen hebben, dan kunt u een Nederlandse werknemer ook tijdelijk detacheren naar Duitsland. Deze kan dan zelfs onder bepaalde voorwaarden 2 jaar (en soms zelfs 5 jaar) in Nederland sociaal verzekerd blijven. U dient dan wel vooraf een A1-verklaring aan te vragen en de werknemer onder meer aan te melden bij de Finanzkontrolle Schwarzarbeit van de Duitse Douane (Zoll) in Keulen.