De aandeelhoudersvergadering en de ledenvergadering

De huidige wet kent voor de algemene ledenvergadering bij een vereniging en de aandeelhoudersvergadering bij de NV/BV slechts een gedeeltelijke mogelijkheid om deze te houden langs elektronische weg. Het bestuur (en eventueel de raad van commissarissen) moet(en) hoe dan ook fysiek aanwezig zijn. Verder is elektronisch vergaderen slechts mogelijk indien de statuten dit toestaan.

Onder de tijdelijke wet kan het bestuur fysieke toegang tot de vergadering ontzeggen aan aandeelhouders/leden en bepalen dat de vergadering volledig digitaal gehouden zal worden. Dit moet bij de oproeping voor de vergadering worden medegedeeld. Is de oproeping reeds verstuurd, dan kan tot 48 uur voor de vergadering de wijze van vergaderen worden gewijzigd in een vergadering langs elektronische weg. Voor deze wijziging gelden dezelfde vereisten als voor de oproeping voor de vergadering. 

Er gelden twee voorwaarden voor het houden van een digitale vergadering:

• De vergadering moet langs elektronische weg te volgen zijn voor de aandeelhouders/leden; en
• De aandeelhouders/leden moeten tot 72 uur voor de vergadering in de gelegenheid worden gesteld om vragen te stellen over de onderwerpen die tijdens de vergadering zullen worden behandeld. 

Verder kan het bestuur bepalen dat stemmen uitsluitend langs elektronische weg kunnen worden uitgebracht. Daarbij kunnen stemmen die voorafgaand aan de vergadering worden uitgebracht gelijkgesteld worden met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht. Ook dit alles moet bij de oproeping kenbaar worden gemaakt. 

De jaarrekening

Op grond van het Nederlandse rechtspersonenrecht moet de jaarrekening van een NV/BV worden opgesteld binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar. Normaliter is slechts de aandeelhoudersvergadering bevoegd om deze termijn te verlengen. De tijdelijke wet COVID-19 geeft het bestuur van de vennootschap de bevoegdheid om de termijn eenmalig te verlengen met vijf maanden. Wanneer het bestuur dit doet, komt de bevoegdheid van de aandeelhoudersvergadering te vervallen. Het is van belang om in acht te houden dat de termijn voor openbaarmaking van de jaarrekening – twaalf maanden na afloop van het boekjaar – niet door de tijdelijke wet wordt verruimd. 

Voor stichtingen, verenigingen en coöperaties gaat een soortgelijke regeling gelden. De huidige termijn voor het opmaken van de jaarrekening bedraagt zes maanden. Onder de tijdelijke wet kan deze door het bestuur met ten hoogste vier maanden worden verlengd, waarbij de bevoegdheid tot verlenging van de algemene ledenvergadering komt te vervallen. 

Bestuurdersaansprakelijkheid

Een derde belangrijk gevolg is dat de regeling omtrent bestuurdersaansprakelijkheid in geval van faillissement wordt versoepeld. Uit het huidige recht volgt dat het bestuur haar taak onbehoorlijk vervult indien de jaarrekening niet tijdig openbaargemaakt wordt. Bovendien bestaat in een dergelijk geval een wettelijk vermoeden dat deze onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak van het faillissement is geweest, met aansprakelijkheid van het bestuur voor als gevolg. Volgens de tijdelijke wet bestaat laatstgenoemd vermoeden echter niet indien het te laat openbaar maken van de jaarrekening het gevolg is van de uitbraak van COVID-19.

Conclusie

De tijdelijke wet COVID-19 geeft ondernemers dus iets meer ruimte om te opereren in deze lastige tijden. De bepalingen van de wet met betrekking tot rechtspersonen (hierboven uiteengezet) treden met terugwerkende kracht in werking vanaf 16 maart 2020. Vooralsnog geldt de wet vanaf het moment van inwerkingtreding tot 1 september 2020. De werking kan echter steeds met perioden van twee maanden worden verlengd. De bepaling omtrent openbaarmaking van de jaarrekening in het kader van bestuurdersaansprakelijkheid komt volgens de noodwet op 1 september 2023 te vervallen.