Vergaderen op afstand

De wet biedt een oplossing: elektronisch vergaderen. Hoewel het wettelijk uitgangspunt is dat aanwezigheid is vereist om te kunnen stemmen in een algemene ledenvergadering (vereniging) of een aandeelhoudersvergadering (N.V. en B.V.), kan sinds 2007 eveneens gebruikgemaakt worden van elektronische communicatiemiddelen. Een voorwaarde hiervoor is wel dat de statuten moeten voorzien in een mogelijkheid tot elektronisch vergaderen. Als dit het geval is, kunnen leden/aandeelhouders met elektronische middelen deelnemen aan en stemmen in de vergadering.

Desondanks moet nog steeds een fysieke vergadering worden gehouden, waarbij  de voorzitter, de bestuurders en eventuele commissarissen aanwezig moeten zijn. Alle overige vergadergerechtigden mogen langs elektronische weg deelnemen aan de vergadering.

Er geldt een aantal wettelijke minimumvereisten waaraan een elektronisch communicatiemiddel moet voldoen:

• De vergadergerechtigde moet kunnen worden geïdentificeerd;
• De vergadergerechtigde moet de vergadering rechtstreeks (live) kunnen volgen;
• De vergadergerechtigde moet het stemrecht kunnen uitoefenen in de vergadering.

Is niet aan deze vereisten voldaan, dan is een genomen besluit mogelijk vernietigbaar wegens strijd met de wet.

Niet vereist is dat het lid/de aandeelhouder kan meepraten in de vergadering. Deze eis kan wel in de statuten worden opgenomen. Daarnaast kunnen in de statuten nog nadere eisen worden gesteld aan het gebruik van elektronische communicatiemiddelen. Dit kan ook bij bestuursbesluit geschieden, in welk geval de vereisten bij de oproeping voor de vergadering bekendgemaakt moeten worden.

De risico’s 

Er bestaat bij vergaderen met digitale middelen een gevaar van een elektronisch defect. Hierbij geldt dat de vereniging/vennootschap ten aanzien van het deel van het traject dat in haar macht ligt een inspanningsplicht heeft om beveiligingsincidenten en het wegvallen van de verbinding te voorkomen. Hieraan wordt voldaan als gebruikgemaakt wordt van een professionele aanbieder van elektronische stem- en vergaderactiviteiten. Schending van deze verplichting kan leiden tot vernietigbaarheid van ter vergadering genomen besluiten. Ook kan het leiden tot aansprakelijkheid van de vennootschap (en eventueel van de bestuurders). Eventuele technische defecten die zich voordoen bij het lid/de aandeelhouder (denk aan het wegvallen van de internetverbinding of een verouderde laptop die mankementen vertoont) vallen binnen diens risicosfeer.

Indien de statuten dit toestaan, kan dus vergaderd worden zonder dat iedereen daarbij fysiek aanwezig hoeft te zijn.

Wilt u weten of uw statuten deze mogelijkheid bieden, uw statuten laten wijzigen zodat dit kan, of heeft u andere vragen? Ik adviseer u graag!