Smart buildings en data: juridische aandachtspunten voor vastgoed

Data kent geen eigendomstitel

Een eerste en vaak onderschat juridisch uitgangspunt is dat data in het Nederlandse recht geen object van eigendom is. Eigendomsrechten kunnen slechts bestaan voor zaken en vermogensrechten. Data kwalificeert echter niet als een zaak of vermogensrecht. Niemand kan op grond van eigendom zonder meer aanspraak maken op data. Eigendom biedt hier dus geen oplossing.

Wel kan sprake zijn van eigendom van de drager of structuur waarin data is opgeslagen, zoals een database. Dit betekent echter niet automatisch dat degene die data genereert, opslaat of analyseert, ook degene is die juridisch zeggenschap over het gebruik van die data heeft. Ook voor leveranciers van ICT-systemen geldt dit uitgangspunt. Het enkele feit dat zij een technisch systeem leveren of onderhouden, vormt geen zelfstandige juridische grondslag voor het gebruik van de data die dat systeem genereert. Evenmin volgt uit eigendom van het gebouw automatisch dat alle data vrij kan worden ingezet.

​Juist omdat data in de praktijk een economische waarde heeft, ontstaat hier een spanningsveld. Het huidige wettelijke kader biedt voor dit spanningsveld slechts beperkt houvast. Juist daarom zijn contractuele afspraken doorslaggevend.

Meerdere partijen, één digitale werkelijkheid

In en rond een smart building zijn doorgaans meerdere partijen actief. De vastgoedeigenaar of belegger heeft belang bij data voor exploitatie en waardebepaling. De huurder wil grip houden op informatie die iets zegt over zijn bedrijfsvoering of gebruik van het gehuurde. De leverancier van installaties en software heeft vaak toegang tot de systemen en ziet data als input voor onderhoud, optimalisatie of verdere ontwikkeling. Zolang belangen parallel lopen, levert dat weinig problemen op. Zodra belangen uiteenlopen, bijvoorbeeld bij verkoop van het gebouw of beëindiging van een overeenkomst, kan het ontbreken van afspraken leiden tot discussie.

Het contract als belangrijkste instrument

Omdat de wet geen duidelijk antwoord geeft op de vraag wie ‘de baas’ is over data, komt doorslaggevende betekenis toe aan het contract. In overeenkomsten met leveranciers van gebouwinstallaties en software is het van belang om expliciet vast te leggen of de leverancier toegang mag hebben tot de data die het systeem genereert. Ook moet duidelijk zijn voor welke doeleinden die data mag worden gebruikt en onder welke voorwaarden. Wordt toegang uitsluitend verleend voor onderhoud en monitoring, of mag de data door de leverancier ook worden geanalyseerd voor commerciële doeleinden of worden gedeeld met derden?

Ook voor de vastgoedeigenaar of exploitant is het van belang om goede afspraken te maken. Toegang tot gebouwdata is essentieel voor het dagelijkse beheer van de smart buildings. Contracten met de leverancier dienen daarom duidelijkheid te bieden over de beschikbaarheid van systemen, onderhoudsverplichtingen en de continuïteit van toegang tot data. Dit geldt eveneens bij beëindiging van de samenwerking of bij wijziging van de contractuele verhouding. Het risico dat data feitelijk ‘opgesloten’ raakt in een systeem van een derde, is in de praktijk reëel. Partijen doen er daarom goed aan hierover afspraken te maken.

Ook in huurovereenkomsten verdient data aandacht. Smart buildings kunnen informatie genereren over bezettingsgraad, gebruiksmomenten en installaties per huurder. Dat roept vragen op over transparantie en gebruik. Door vooraf vast te leggen welke data wordt verzameld, met welk doel en door wie, kunnen partijen voorkomen dat huurders worden geconfronteerd met onverwacht gebruik van informatie die hun positie raakt.

Privacyrecht als randvoorwaarde

Voor zover gebouwdata herleidbaar is tot natuurlijke personen en geldt als persoonsgegeven, is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. In dat geval volgt uit de AVG welke partij als verwerkingsverantwoordelijke en welke partij als verwerker kwalificeert. Die rolverdeling wordt bepaald door de feitelijke verwerking en kan niet vrij door partijen worden gekozen. Wel moeten partijen deze wettelijke rolverdeling correct vastleggen in hun contractuele afspraken. Zonder duidelijke vastlegging kan onduidelijkheid ontstaan over verantwoordelijkheden bij datalekken of verzoeken van betrokkenen. Het correct vastleggen van deze rollen en bijbehorende verplichtingen is daarom geen formaliteit, maar een noodzakelijke juridische stap.

Bescherming via de Wet bescherming bedrijfsgeheimen

Hoewel data als zodanig geen eigendom kent, is zij niet geheel onbeschermd. In bepaalde gevallen kan gebouwdata kwalificeren als bedrijfsgeheim in de zin van de Wet bescherming bedrijfsgeheimen. Dat vereist dat de data geheim is, commerciële waarde heeft en onderworpen is aan redelijke maatregelen om deze geheim te houden. Wanneer aan die voorwaarden is voldaan, kan de rechthebbende optreden tegen onrechtmatig gebruik of openbaarmaking. In de praktijk kan het zinvol zijn om hierover aanvullende afspraken te maken, bijvoorbeeld door vast te leggen dat bepaalde data als bedrijfsgeheim wordt aangemerkt, geheimhouding overeen te komen en beperkingen te stellen aan het gebruik en de verstrekking daarvan.

Juridische regie voorkomt verlies van controle

De rol van ICT binnen de vastgoedsector is de afgelopen jaren ingrijpend veranderd. Waar technologie voorheen vooral ondersteunend was, vormt zij inmiddels een wezenlijk onderdeel van de exploitatie en waarde van vastgoed. De digitalisering van vastgoed maakt duidelijk dat data geen bijzaak meer is. Vastgoedeigenaren en ontwikkelaars die geen aandacht besteden aan de juridische kant van smart buildings, lopen het risico de controle over een essentieel onderdeel van hun vastgoed te verliezen. Door tijdig afspraken te maken over toegang, gebruik en bescherming van data kunnen partijen dit risico beheersen. Zo ontstaat juridische duidelijkheid in een gebied waar de wet zelf nog weinig richting geeft.

Heeft u vragen over de juridische vastlegging van data-afspraken in uw vastgoedproject, of wilt u bestaande contracten hierop laten toetsen, dan denken wij daar graag over mee.