Verzoek flexibel werken: mag je 4×9 weigeren?

​Flexibiliteit is een must, maar hoever moet je als werkgever meebewegen?

Jongere generaties kijken anders naar werk en hebben behoefte aan een goede en gezonde werk-privébalans. En daarmee dus ook aan flexibiliteit en autonomie; ze willen zelf invloed hebben op werkdagen en -tijden, waardoor er meer ruimte ontstaat voor persoonlijke activiteiten en andere privézaken. Tegelijkertijd zien we dat parttime werken steeds gebruikelijker wordt. Ook in sectoren waar dat voorheen ondenkbaar leek. Werkgevers zien zich dus steeds vaker geconfronteerd met verzoeken om minder uren te werken, om andere werkdagen of om een andere spreiding van werkuren.

De Wet flexibel werken geeft het kader om zulke wensen bespreekbaar te maken. De door de werknemer gewenste invulling past namelijk niet per definitie binnen de bedrijfsvoering van de werkgever. De wet biedt daarom ruimte aan werknemers om te vragen, maar stelt ook grenzen. In de praktijk merk ik dat werkgevers worstelen met vragen als: hoe krijg ik de planning nog dicht? Wat zijn de rechten van werknemers? Hoever moet ik meebewegen? En mag ik zo’n verzoek weigeren?

Flexibel werken: wat zijn de kaders?

De wet geeft werknemers het recht om een verzoek te doen tot aanpassing van de arbeidsduur, de werktijden en ook van de arbeidsplaats. Let op; het gaat om het een recht om een verzoek te doen, dat door jou als werkgever tijdig en serieus moet worden beoordeeld, en onder omstandigheden mag worden geweigerd.

Een verzoek tot aanpassing van de arbeidsduur en werktijden kan je als werkgever alleen afwijzen als sprake is van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Denk bijvoorbeeld aan ernstige problemen voor de bedrijfsvoering, de veiligheid of de personeelsplanning als het verzoek van de werknemer zou worden gehonoreerd. Deze problemen moet je als werkgever wel kunnen aantonen.

Het is gemakkelijker om een verzoek om aanpassing van spreiding van de uren te weigeren. Het uitgangspunt is dat de spreiding zoals de werknemer die verzoekt wordt toegekend, maar als werkgever kan je dit wijzigen als je daarbij een belang hebt waardoor de wens van de werknemer naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken. Er vindt dus een belangenafweging plaats. Wiens belang weegt zwaarder? Dat van de werknemer of de werkgever?

Waar ligt die grens?

In de wet wordt een aantal voorbeelden genoemd waarom vermindering van arbeidsuur of aanpassing van de werktijd kan worden geweigerd, dus wanneer sprak is van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Dat is bijvoorbeeld het geval als er ernstige problemen ontstaan met de veiligheid, het rooster of voor de bedrijfsvoering vanwege het invullen van vrijgekomen uren.

In de rechtszaak die ik hiervoor benoemde werkte de werknemer al jarenlang 40 uur per week. Hij verzocht zijn werkgever om voortaan 36 uur per week te mogen werken, verdeeld over vier dagen van negen uur, met één vaste vrije dag per week.

De werkgever stemde wel in met een arbeidsduur van 36 uur, maar niet met werkdagen van negen uur. Volgens de werkgever gold binnen de organisatie als uitgangspunt dat werkdagen maximaal acht uur duren. Dat hing samen met de organisatie van het werk, de bezetting en om roostertechnische problemen te voorkomen. De werknemer stapte daarop naar de rechter en probeerde af te dwingen dat hij toch vier dagen van negen uur mocht werken.

Waarom kreeg de werkgever gelijk?

De kantonrechter kwam tot de conclusie dat de belangenafweging in het voordeel van de werkgever uitviel. Naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid kon de spreiding van 4×9 niet worden afgedwongen.

Aan de ene kant stond het belang van de werknemer: één vaste vrije dag per week, zo min mogelijk inkomensverlies en meer mentale rust door een betere werk-privé balans. Aan de andere kant stond het belang van de werkgever bij werkdagen van maximaal acht uur, een consistente planning en het voorkomen van precedentwerking. Lange werkdagen zijn niet wenselijk omdat dit zorgt voor verminderde productiviteit en kwaliteit. Ook kan dit resulteren in mentale en fysieke overbelasting van werknemers. Afwijken van het beleid zou bovendien – als meerdere werknemers een vergelijkbaar verzoek zouden doen – roosterproblemen en risico op onderbezetting veroorzake . Daarbij speelde mee dat de werkgever het verzoek niet zomaar had afgewezen, maar alternatieven had aangeboden. Bijvoorbeeld een werkweek van 4,5 dag of om de week 1 dag vrij.

De rechter vond dat de werknemer wel een begrijpelijk belang had, maar geen zwaarwegende persoonlijke omstandigheden die maakten dat deze invulling noodzakelijk was.

Wat betekent dit voor jou als werkgever?

Deze uitspraak laat goed zien hoe het in de praktijk werkt. De wet geeft ruimte voor werknemers om een verzoek tot flexibel werken te doen, maar die ruimte is niet onbeperkt.

Als werkgever hoef je niet ieder verzoek toe te staan, maar je moet wel kunnen uitleggen waarom een verzoek in jouw organisatie niet werkbaar is. Daarbij helpt het om binnen de organisatie duidelijk beleid te hebben over werktijden en spreiding van uren. Je moet ieder verzoek individueel beoordelen en vastleggen welke belangen je hebt meegewogen. Als er alternatieven mogelijk zijn, is het verstandig die ook serieus te bespreken en overwegen.

Twijfel je hoe je met een verzoek tot flexibel werken moet omgaan? Of wil je beleid maken? Neem gerust contact met ons op. Wij denken graag met je mee.