3 dingen over algemene voorwaarden die je echt moet weten!

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn voorwaarden of bepalingen die zijn opgesteld met het doel om op meerdere overeenkomsten van toepassing te zijn. Het is voor jou als ondernemer handig om deze voorwaarden te hebben. Het bijvoegen van algemene voorwaarden scheelt enorm in tijd bij het sluiten van overeenkomsten. Je hoeft enkel nog kernbedingen overeen te komen, zoals i) het te leveren goed of de dienst, ii) de prijs voor het goed of de dienst en iii) wanneer je het goed of de dienst gaat leveren. Alle overige bedingen kan je in principe in de algemene voorwaarden zetten. Met voorwaarden die op meerdere overeenkomsten van toepassing zijn, bijvoorbeeld ‘Verkoop- en Leveringsvoorwaarden’, hanteer je daarnaast een gelijk beleid ten aanzien van al jouw afnemers. Als je jouw algemene voorwaarden kent, ken je daarmee ‘in een klap’ jouw contracten.

In het contractenrecht geldt dat partijen alleen gebonden zijn aan bepalingen waar zij mee hebben ingestemd op het moment dat de overeenkomst werd gesloten (aanbod en aanvaarding). Eenieder is vrij om bepaalde voorwaarden te accepteren of af te wijzen. Dat is de contractsvrijheid. Als partijen niet zijn overeengekomen dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn op hun overeenkomst, zijn zij daar dus niet aan gebonden en kan geen van de partijen daar een beroep op doen. Dat brengt mij op het tweede – zeer belangrijke – aspect bij algemene voorwaarden.

Wanneer zijn ze van toepassing?

Algemene voorwaarden zijn alleen van toepassing op een overeenkomst, als beide partijen hebben ingestemd met de toepassing daarvan. Als je een beroep wilt doen op jouw eigen algemene voorwaarden, moet jouw contractspartij die voorwaarden hebben aanvaard. Hoe doe je dat?

Het belangrijkste is dat jouw contractspartij vóór of uiterlijk tijdens het sluiten van de overeenkomst de mogelijkheid heeft gehad om kennis te nemen van jouw voorwaarden. Toezenden van jouw voorwaarden nádat de overeenkomst is gesloten, heeft dus geen zin. De overeenkomst is dan al gesloten zonder de toepassing van de algemene voorwaarden. Jouw contractspartij kan deze voorwaarden achteraf nog (vrijwillig) aanvaarden, maar hoeft dat niet te doen.

Het maakt voor de vraag of algemene voorwaarden van toepassing zijn niet uit of jouw contractspartij daadwerkelijk alle bepalingen ‘van A tot Z’ heeft gelezen. Het is voldoende als hij daartoe de kans heeft gehad. De wet bepaalt zelfs uitdrukkelijk dat jouw contractspartij ook is gebonden aan de algemene voorwaarden, indien je wéét dat hij de voorwaarden niet heeft gelezen en dus de inhoud niet kent! Het gaat er enkel om dat de mogelijkheid is geboden om van de inhoud kennis te nemen, en niet of je contractspartij daadwerkelijk de inhoud kende.

De wet bepaalt dat de mogelijkheid om kennis te nemen is geboden indien:

• Je de  voorwaarden voor of bij het sluiten aan jouw contractspartij hebt overhandigd (ter hand heeft gesteld). Vaak wordt in een offerte (aanbod van de overeenkomst) verwezen naar de algemene voorwaarden die dan als bijlage zijn bijgevoegd. Indien jouw contractspartij vervolgens met de offerte en de algemene voorwaarden instemt zijn die voorwaarden op de overeenkomst van toepassing. Let er wel op dat in het aanbod of de overeenkomst staat dat de algemene voorwaarden daarop van toepassing zijn. Het ‘loos’ meesturen of overhandigen van de voorwaarden is ook niet voldoende.

Of indien bovenstaande redelijkerwijs niet mogelijk is:

• Jouw contractspartij vóór het sluiten van de overeenkomst bekend hebt gemaakt dat de voorwaarden ter inzage liggen bij de Kamer van Koophandel of een griffie van de rechtbank én dat zij direct op verzoek zullen worden toegezonden.

Er gelden daarnaast speciale regels indien de overeenkomst elektronisch – bijvoorbeeld via internet – tot stand komt. De mogelijkheid om kennis te nemen is dan geboden indien:

• Je de algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst op elektronische wijze ter beschikking hebt gesteld en op een zodanige manier dat deze kunnen worden opgeslagen (bijvoorbeeld als pdf-bestand) op de computer en dus ook op een later moment (offline) kunnen worden geraadpleegd. Als dit redelijkerwijs niet mogelijk is – daar zal niet snel sprake van zijn – kan je ook volstaan met de instructie waar jouw voorwaarden kunnen worden gevonden én dat deze onmiddellijk op verzoek zullen worden toegezonden (elektronisch of anders).

Indien je een ‘dienstverrichter’ bent gelden soepelere regels (op grond van de Europese Dienstenrichtlijn). Een dienstverrichter is een natuurlijk persoon of een rechtspersoon die een dienst aanbiedt, bijvoorbeeld een makelaar, adviseur, reisbureau en diverse beroepen in de bouwsector (schilder of klusjesman). Een redelijke mogelijkheid tot kennisname van de algemene voorwaarden is geboden indien:

• De dienstverstrekker zijn contractspartij verwijst naar een gemakkelijk, elektronisch toegankelijk, door hem medegedeeld (web)adres, waarop de algemene voorwaarden zichtbaar zijn. Bijvoorbeeld door een link. Dat is zelfs voldoende als de overeenkomst niet op elektronische wijze tot stand komt.

De gevolgen van het niet bieden van een redelijke mogelijkheid tot kennisname

Indien je niet voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst op een van bovengenoemde manieren de mogelijkheid heeft geboden om kennis te nemen van jouw voorwaarden, kan jouw contractspartij ieder beding in de algemene voorwaarden buiten werking stellen (vernietigen). Een belangrijke uitzondering op die regel is dat de bevoegdheid om te vernietigen in beginsel alleen geldt voor consumenten of kleine ondernemers, niet voor grote ondernemers. Onder grote ondernemers worden verstaan: rechtspersonen met een gepubliceerde jaarrekening (en niet een beperkte balans), een rechtspersoon op wie de concernvrijstelling voor de publicatieplicht van toepassing is (opgenomen in de geconsolideerde jaarrekening), of een bedrijf waar meer dan 50 werknemers werkzaam zijn.

De partij die wel een beroep kan doen op vernietiging, bereikt daarmee dat hij in beginsel niet gebonden is aan een of meer bedingen uit de algemene voorwaarden. In de rechtspraak zijn nog twee uitzonderingen aanvaard op die regel. Jouw contractspartij is toch gebonden aan een beding, i) als hij ten tijde van het sluiten van de overeenkomst met het beding bekend was of geacht kon worden daarmee bekend te zijn (bijvoorbeeld indien dezelfde partijen al eerder zaken hebben gedaan), of ii) als het naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is dat hij daar niet aan gebonden is. Een beroep op deze laatste uitzondering zal niet snel worden aanvaard.

Conclusie

Het gebruiken van algemene voorwaarden is handig en kent een aantal voordelen. Het scheelt tijd bij het sluiten van overeenkomsten, omdat alle bedingen uit de algemene voorwaarden niet hoeven worden opgenomen in een paginalang contract. Daarnaast hanteer je een gelijk beleid naar alle (rechts)personen voor wie jouw voorwaarden gelden. Daardoor zijn jouw rechten en plichten in veel situaties hetzelfde en weet je steeds waar je aan toe bent. Je hebt echter niets aan jouw voorwaarden als je ze niet op de juiste manier en op het juiste moment, aan de wederpartij ter beschikking stelt. Algemene voorwaarden zijn namelijk gewone bepalingen die door de contractspartijen moeten worden overeengekomen.

Deze basisprincipes zijn zaken die je écht moet weten over algemene voorwaarden indien je daar zelf gebruik van maakt, of indien je overeenkomsten sluit waarop algemene voorwaarden van toepassing zijn. Uiteraard kunnen er nog veel meer vraagstukken spelen als het om algemene voorwaarden gaat: wat zet je erin, wat doe je als beide partijen hun voorwaarden van toepassing hebben verklaard, wanneer is een beding oneerlijk of onredelijk bezwarend en hoe zit het als wordt gehandeld met een partij in het buitenland? Voor deze en andere vragen kan je altijd terecht bij Stellicher advocaten.

Stel onze specialist een vraag!