In vijf stappen een Duitse GmbH oprichten

Stap 1: Het opstellen van de statuten
De GmbH wordt door één of meer natuurlijke personen of rechtspersonen bij notariële akte opgericht. Een Nederlandse moedervennootschap (BV) kan dus een Duitse dochtervennootschap (GmbH) oprichten. De akte van oprichting moet de statuten van de GmbH bevatten. In de regel stelt de Duitse notaris deze op, maar dit kan ook door een Duitse advocaat gedaan worden.
Als alternatief bestaat de wettelijke mogelijkheid dat de oprichters zelf een standaard statuut invullen, om dit vervolgens door de notaris te laten verlijden. Via deze optie kan het soms eenvoudiger zijn om een GmbH op te richten en kunnen kosten en tijd worden bespaard. Het is echter niet altijd mogelijk om hiervan gebruik te maken, en niet in elke situatie biedt deze optie voordelen ten opzichte van een individueel, door een advocaat of notaris opgesteld statuut.

In de statuten worden in ieder geval de volgende zaken opgenomen:

de naam van de GmbH,
de plaats van de statutaire zetel,
de doelomschrijving,
de hoogte van het stamkapitaal,
het aantal aandelen en de nominale waarde daarvan zoals deze door iedere aandeelhouder na inleg van het stamkapitaal is verkregen.

De plaats van de statutaire zetel dient zich in Duitsland te bevinden en er moet ook een postadres in Duitsland aanwezig zijn.

Stap 2: Naam en doelstelling vooraf controleren
Bij het uitkiezen van de benaming van de GmbH is men relatief vrij. Wel is van belang om een benaming te kiezen die duidelijk herkenbaar en onderscheidend is. Daarnaast is het wettelijk verplicht om achter de benaming altijd de toevoeging „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ of de afkorting „GmbH“ te vermelden.

Verwarring met een reeds bestaande naam van een lokale GmbH dient vermeden te worden. In de praktijk is het gebruikelijk dat men, zodra men een naam en een doelomschrijving heeft uitgekozen, vooraf de lokale Industrie und Handelskammer (IHK) hierover een (vrijblijvende) inschatting laat geven. Dit om te voorkomen dat een verkeerd gekozen benaming in een later stadium van de oprichting tot problemen en daarmee tot onnodige vertraging leidt. De IHK toetst overigens niet of er met de uitgekozen benaming mogelijk een inbreuk wordt gemaakt op rechten van derden, zoals een merkenrecht. Het is dus verstandig om dit vooraf door een Duitse advocaat te laten uitzoeken.

Stap 3: Afspraak bij de Duitse notaris
De (toekomstige) bestuurder van de GmbH dient bij het verlijden van de aktes bij de Duitse notaris persoonlijk aanwezig te zijn en zijn handtekening te plaatsen. De GmbH dient tenminste één bestuurder te hebben. Dit kan, anders dan in Nederland, geen rechtspersoon zijn. Ook een Nederlander of bijvoorbeeld een in Nederland woonachtige Duitser kan bestuurder van een GmbH worden.

Indien het voor de aandeelhouder(s) bijvoorbeeld te omslachtig is om extra vanuit Nederland naar Duitsland te reizen, kunnen zij zich middels notariële volmacht door de (toekomstige) bestuurder bij de Duitse notaris laten vertegenwoordigen.
Het is van belang om de notaris van tevoren mee te delen wie er verschijnt en of deze personen Duits kunnen. Indien de (toekomstige) bestuurder en/of de aandeelhouders het Duits niet voldoende machtig zijn, dient een tolk te worden ingeschakeld. De notaris leest de oprichtingsakte en de statuten compleet van A-Z voor en geeft uitleg over de regelingen en het verdere verloop van de oprichting. Vervolgens dienen de stukken door de bestuurder(s) en aandeelhouder(s) ondertekend te worden.

Stap 4: Storten van het stamkapitaal
Enkele dagen na het verlijden van de aktes ontvangt de GmbH in oprichting op haar adres een kopie van de stukken. Het is dus van belang dat er daadwerkelijk een Duits postadres is, zodat de post van de notaris daar wordt ontvangen.
Aan de hand van deze stukken kan bij de bank een zakelijke bankrekening op naam van de GmbH in oprichting worden geopend. Nadat dit gebeurd is, wordt het stamkapitaal op de bankrekening gestort.

Het stamkapitaal bedraagt minstens € 25.000,-. Dit in tegenstelling tot de Unternehmensgesellschaft (haftungsbeschränkt), ook wel UG (haftungsbeschränkt) genoemd, die reeds met een stamkapitaal van € 1,- kan worden opgericht.
Het is niet verplicht om het stamkapitaal in één keer volledig te storten. Wel is het verplicht in ieder geval minstens € 12.500,- te storten.  Elke aandeelhouder dient minimaal 25 procent van zijn aandeel te storten. Het restant kan later worden voldaan. Dat moment kan bijvoorbeeld concreet in de statuten worden vastgelegd. Tot die tijd houdt de GmbH een vordering voor het niet-gestorte deel op desbetreffende aandeelhouder. Indien er slechts één aandeelhouder is, dient deze voor het eventueel niet-gestorte deel van het stamkapitaal zekerheid te stellen.
Het stamkapitaal kan ook in natura worden ingebracht. Er moet dan wel aan bepaalde wettelijke voorwaarden worden voldaan en dit moet in de statuten nader worden uitgewerkt.

Stap 5: Registratie in het Handelsregister
Schriftelijk bewijs van de storting op de bankrekening wordt aan de notaris voorgelegd. Nadat deze heeft vastgesteld dat het stamkapitaal daadwerkelijk is gestort, zal hij tot inschrijving in het Handelsregister overgaan. Het Registergericht is voor het Handelsregister verantwoordelijk. Het is onderdeel van het kantongerecht in de plaats waar de GmbH statutair is gevestigd. Anders dan in Nederland kunnen ondernemers de GmbH dus niet zelf bij het Handelsregister aanmelden. Nadat de aanmelding is verwerkt, is de GmbH formeel opgericht.
Vervolgens dient de GmbH ook nog bij de Duitse belastingdienst (Finanzamt) en bij het Gewerbeamt te worden aangemeld.

Stel onze specialist een vraag!