7 valkuilen bij re-integratie van zieke werknemers (en hoe je ze voorkomt)

​Anders dan vaak wordt gedacht, volgt re-integratie geen strak omlijnd proces dat je stap voor stap kunt doorlopen. Hoewel de re-integratie van een zieke werknemer in Nederland behoorlijk gereguleerd is, is het geen “one size fits all”-stappenplan. Het is eerder een wettelijk kader met vaste verplichtingen en momenten, dat in de praktijk vraagt om maatwerk en voortdurende afstemming. Niet alleen tussen werkgever en werknemer, werknemer en bedrijfsarts en werkgever en bedrijfsarts, maar ook tussen wat in de praktijk logisch en redelijk voelt en wat juridisch noodzakelijk is. In dat spanningsveld gaat het regelmatig mis.

In deze blog bespreken wij een aantal veelvoorkomende valkuilen bij re-integratie en geven wij handvatten om deze te herkennen en te voorkomen.

#1 Niemand heeft écht de regie

Bij langdurig verzuim zijn vaak meerdere partijen betrokken: de werknemer, de werkgever, HR of leidinggevende, de casemanager en de bedrijfsarts. In de praktijk ontstaat dan al snel een situatie waarin iedereen betrokken is, maar niemand écht de regie voert.

In het begin is dat meestal geen probleem. De focus ligt op herstel en het traject lijkt overzichtelijk. Maar naarmate de ziekte langer duurt, wordt het complexer. Er moeten keuzes worden gemaakt en er is meer afstemming nodig. Juist in deze fase, waarin de rolverdeling belangrijker wordt, gaat het in de praktijk vaak mis. Afspraken worden niet nagekomen, acties lopen door elkaar en beslissingen blijven liggen. Er gebeurt van alles, maar een duidelijke lijn ontbreekt.

Een belangrijk signaal is dat niet duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is, of dat afspraken niet concreet worden vastgelegd. Voor HR is dit vaak zichtbaar in dossiers die wel gevuld zijn, maar geen duidelijke rode draad hebben. Dan ontstaat een reactief traject, waarin pas wordt gehandeld als er iets misgaat.

Dit is te voorkomen door de regie expliciet te beleggen. Zorg dat één persoon, bijvoorbeeld de casemanager of leidinggevende, het overzicht houdt, afspraken bewaakt en het proces actief aanstuurt. Plan daarnaast vaste evaluatiemomenten en kijk daarbij niet alleen terug, maar ook vooruit. Zo blijft het traject overzichtelijk én doelgericht.

#2 Het plan is er wel, maar wordt niet echt gebruikt

​Het Plan van Aanpak vormt de basis van het re-integratietraject. Toch zien wij in de praktijk geregeld dat het plan vooral wordt opgesteld omdat het moet, en daarna naar de achtergrond verdwijnt. Evaluaties gaan dan over de actuele situatie, zonder duidelijke koppeling met wat eerder is afgesproken. Afspraken blijven vaak algemeen en worden niet aangepast als de situatie verandert. Hierdoor ontstaat een traject waarin weliswaar wel stappen worden gezet, maar zonder duidelijke richting. Er wordt gehandeld op basis van het moment, terwijl een heldere lijn ontbreekt.

Het lastige aan deze situatie, is dat dit vaak pas zichtbaar wordt als het traject achteraf wordt bekeken. Dan blijkt dat het plan er wel was, maar niet echt heeft geholpen om het proces te sturen of keuzes te onderbouwen.

Een praktisch signaal voor HR is dat het plan van aanpak niet standaard wordt meegenomen in evaluaties of dat het vooral algemene formuleringen bevat. Denk aan afspraken als “opbouw in uren” of “kijken naar passend werk”, zonder duidelijke termijnen of concrete vervolgstappen. Maar ook wanneer bij evaluaties niet wordt teruggegrepen op eerdere afspraken, of niet wordt vastgelegd wat er precies is gewijzigd, kan dat een teken zijn dat het plan onvoldoende wordt gebruikt als leidraad.

​Dit is eenvoudig te verbeteren door het plan actief te gebruiken. Zorg dat het bij ieder evaluatiemoment op tafel ligt, werk het bij als de situatie verandert en maak afspraken concreet en duidelijk. Zo blijft het plan een bruikbaar hulpmiddel in plaats van een verplicht document.

​#3 Er wordt gehandeld zonder voldoende inzicht

​Een arbeidsdeskundig onderzoek kan duidelijk maken wat een werknemer nog aankan, zowel fysiek als mentaal. Dat inzicht is onmisbaar om te beoordelen of terugkeer in het eigen werk realistisch is, en zo nee, welke alternatieven binnen of buiten de organisatie haalbaar zijn. Toch wordt dit onderzoek in de praktijk niet altijd tijdig ingezet. Dit is jammer, omdat daardoor nog geregeld beslissingen worden genomen op basis van aannames, in plaats van op basis van een onderbouwd beeld van de mogelijkheden.

​Een voorbeeld dat wij regelmatig tegenkomen: er bestaat al geruime tijd twijfel over de haalbaarheid van terugkeer in eigen werk, maar die twijfel wordt niet omgezet in een onderbouwd onderzoek. Spoor 1 wordt voortgezet zonder duidelijke onderbouwing, terwijl het de vraag is of dat nog realistisch is.

Het gevolg is dat beslissingen worden genomen op basis van aannames in plaats van een objectief beeld, en dat het traject lastig bij te sturen wordt. Een belangrijk signaal voor HR is dat er al langere tijd discussie bestaat over wat passend werk is, zonder dat daar een objectieve onderbouwing voor ligt.

Dit is te voorkomen door het arbeidsdeskundig onderzoek tijdig in te zetten, juist op het moment dat er twijfel ontstaat over de belastbaarheid van de werknemer. Gebruik de uitkomsten vervolgens actief om de richting te bepalen en concrete vervolgstappen te formuleren. Zo ontstaat een traject dat beter onderbouwd en doelgerichter is.

#4 Men wacht op volledig herstel

Een veelvoorkomend spanningsveld is de vraag wanneer werkhervatting weer aan de orde is. Werkgevers wachten soms af totdat een werknemer volledig hersteld is, terwijl werknemers vaak pas willen terugkeren wanneer zij zich weer “de oude” voelen. Juist in die wederzijdse terughoudendheid ontstaat stilstand. Dit terwijl de re-integratie er juist op gericht is om stap voor stap te kijken wat al mogelijk is.

In de praktijk zien wij dat daardoor kansen voor een vroege en passende start van werkhervatting worden gemist. Er wordt gewacht op een duidelijk moment van herstel, terwijl dat moment vaak niet vanzelf komt. Daarbij kan juist aangepast of gedeeltelijk werk bijdragen aan herstel en betrokkenheid. Door klein te beginnen en geleidelijk op te bouwen, blijft de werknemer verbonden met het werk en wordt de drempel om terug te keren lager.

Een belangrijk signaal voor HR is dat werkhervatting langere tijd niet concreet wordt besproken, of dat er wordt gesproken in termen van volledig herstel in plaats van mogelijkheden.

Dit is te voorkomen door het gesprek over werkhervatting vroeg te voeren en te blijven kijken naar wat wél kan. Maak daarbij concrete afspraken over een eerste stap, hoe klein ook, en bouw van daaruit verder op. Zo komt het traject in beweging en blijft het gericht op vooruitgang.

#5 Het dossier loopt achter op de werkelijkheid

Tijdens het traject ligt de nadruk vaak op het contact en de voortgang. Vastlegging krijgt daardoor minder aandacht, terwijl dit later van groot belang kan zijn. Niet omdat alles moet worden vastgelegd, maar omdat inzichtelijk moet zijn welke stappen zijn gezet en welke afwegingen zijn gemaakt. Wanneer dat ontbreekt, ontstaat achteraf discussie over het verloop van het traject.

Dat zien wij terug in dossiers waarbij gesprekken wel zijn gevoerd en stappen wel zijn gezet, maar deze niet of pas later zijn vastgelegd. Evaluaties worden niet uitgewerkt, wijzigingen in het plan van aanpak worden niet doorgevoerd en afspraken blijven impliciet. Achteraf blijkt dan dat er wel degelijk veel is gebeurd, maar dat het niet (voldoende) zichtbaar is gemaakt. Zeker bij een toetsing door het UWV kan dat een probleem vormen, omdat niet alleen telt wat er is gedaan, maar vooral wat kan worden aangetoond.

Een belangrijk signaal voor HR is dat het dossier achteraf moet worden gereconstrueerd, of dat belangrijke momenten en keuzes niet goed zijn terug te vinden.

Dit is te voorkomen door vastlegging écht onderdeel te maken van het proces. Zorg dat alle handelingen, gesprekken en afspraken kort en concreet worden vastgelegd, werk het plan van aanpak bij waar nodig en leg ook vast waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Zo blijft het dossier in lijn met de praktijk en is het traject achteraf goed te volgen. Dit is niet alleen prettig voor partijen, maar ook van belang richting het UWV.

​#6 Het tweede spoor wordt te laat ingezet

​Wanneer terugkeer in de eigen functie onzeker wordt, komt vroeg of laat de vraag op of re-integratie buiten de organisatie nodig is. In de praktijk wordt die stap soms uitgesteld, bijvoorbeeld omdat er nog hoop bestaat op herstel of omdat het gesprek daarover lastig is. Dat uitstel is begrijpelijk, maar kan gevolgen hebben. Niet alleen voor de kansen van de werknemer, maar ook voor de beoordeling van het traject achteraf.

In de praktijk zien wij dat werkgevers lang blijven inzetten op spoor 1, terwijl er al geruime tijd twijfel bestaat over de haalbaarheid daarvan. Die twijfel wordt niet altijd omgezet in concrete stappen, zoals het inschakelen van een arbeidsdeskundige of het voorbereiden van spoor 2, parallel aan spoor 1. Hierdoor gaat mogelijk kostbare tijd verloren.

Het moment waarop het tweede spoor wordt ingezet, zegt daarnaast veel over de manier waarop het traject is ingericht. Te laat schakelen kan de indruk wekken dat er te lang is vastgehouden aan een oplossing die niet realistisch was.

Een belangrijk signaal voor HR is dat er al langere tijd twijfel bestaat over terugkeer in eigen werk, zonder dat dit leidt tot een concreet gevolg.

Dit is te voorkomen door die twijfel serieus te nemen en tijdig te vertalen naar actie. Wacht niet op de zekerheid die misschien niet komt, maar schakel tijdig een arbeidsdeskundige in en bereid, waar nodig, het tweede spoor alvast voor. Zo blijft het traject in beweging en worden kansen beter benut.

#7 Het gesprek stopt zodra het beter gaat

​Wanneer een werknemer weer (gedeeltelijk) aan het werk is, lijkt het traject afgerond. In de praktijk zien wij dat de aandacht dan – overigens geheel begrijpelijk – al snel verschuift naar de dagelijkse werkzaamheden.

Juist in deze fase kan het traject echter kwetsbaar zijn. Herstel betekent namelijk niet altijd dat iemand direct weer volledig belastbaar is op de langere termijn. Zonder verdere begeleiding bestaat het risico op terugval, met mogelijk opnieuw verzuim tot gevolg.

Een belangrijk signaal voor HR is dat het traject formeel wordt afgesloten, terwijl nog niet duidelijk is of de werkhervatting écht duurzaam is.

Deze complicaties zijn te voorkomen door ook ná werkhervatting aandacht te houden voor het vervolg. Plan nog één of twee evaluatiemomenten in, bespreek hoe het gaat en stel zo nodig bij. Door het gesprek te blijven voeren en aandacht te houden voor duurzame inzetbaarheid, wordt de kans op een terugval kleiner en blijft het traject ook op de langere termijn succesvol.

Tot slot

Wat al deze valkuilen gemeen hebben, is dat ze ontstaan wanneer het re-integratieproces op de automatische piloot wordt gezet: wanneer de vorm wordt gevolgd, maar de inhoud naar de achtergrond verdwijnt. Re-integratie vraagt om meer dan het afvinken van stappen en verplichtingen. Juist in de uitvoering ontstaat ruimte voor keuzes – en daarmee ook voor valkuilen. Door bewust stil te staan bij de inrichting van het traject, de regie scherp te houden en tijdig bij te sturen, zijn veel van deze valkuilen te voorkomen.

Heb je vragen over re-integratie of wil je sparren over een lopend traject? Wij denken graag met je mee.

​Meer uit de reeks Arbeidsrecht in de praktijk:

• De arbeidsovereenkomst: meer dan een formaliteit
• De (on)zin van het concurrentiebeding
• ​Het verbetertraject in de praktijk: meer dan een formaliteit