Het verbetertraject in de praktijk: meer dan een formaliteit

De kwaliteit van dat traject is van groot belang. Bij een ontbindingsverzoek vanwege disfunctioneren toetst de rechter vooral of je werknemer een reële kans heeft gekregen om zijn functioneren te verbeteren. Dat je een verbetertraject hebt doorlopen, is daarvoor op zichzelf niet voldoende. Want als het verbetertraject niet aan de vereisten voldoet, kan de rechter het ontbindingsverzoek afwijzen. Je moet dan mogelijk rekening houden met herstel van de arbeidsovereenkomst of de toekenning van een billijke vergoeding.

Die juridische kwetsbaarheid speelt echter niet pas wanneer een zaak de rechtszaal bereikt. Ook veel eerder kan een gebrekkig verbetertraject je duur komen te staan. In onderhandelingen over een beëindiging van het dienstverband vormt een zwak dossier vaak een belangrijk drukmiddel. Ontbreekt een formeel verbetertraject of blijkt het vooral een formaliteit zonder serieuze kans op verbetering, dan sta je juridisch minder sterk. Dat kan leiden tot een hogere beëindigingsvergoeding of andere voor jou ongunstige afspraken.

In een eerder artikel gingen wij uitgebreid in op de praktische inrichting van een verbetertraject. In dit artikel bekijken wij het vanuit een ander perspectief: hoe beoordeelt de rechter een verbetertraject en waarom doorstaan sommige dossiers die toets niet?

De rechter kijkt verder dan het verbeterplan

Een verbeterplan op papier is niet voldoende. De rechter beoordeelt namelijk het volledige verloop van het traject. Daarbij spelen verschillende vragen een rol.

Wist je werknemer op tijd dat zijn functioneren ter discussie stond?

Veel dossiers beginnen met een lange periode waarin leidinggevenden twijfels hebben over het functioneren, maar het gesprek uitstellen. Dat is begrijpelijk, maar juridisch risicovol.

Wanneer je pas ingrijpt nadat de situatie is geëscaleerd, ontstaat namelijk al snel de vraag of je werknemer wel tijdig is gewezen op zijn tekortkomingen. Het loont daarom om het gesprek tijdig te voeren én vast te leggen. Zo bouw je aan een sterker dossier.

Heb je de verwachtingen voldoende concreet gemaakt?

Algemene opmerkingen als “het moet beter” of “je moet proactiever zijn” bieden weinig houvast. Zorg ervoor dat je concreet benoemt wat beter moet en hoe je beoordeelt of die verbetering is bereikt. Doe je dat niet, dan verzwak je je dossier en wordt het moeilijker om later aannemelijk te maken dat je werknemer onvoldoende heeft gefunctioneerd.

Kun je je kritiek onderbouwen?

Je kunt ervan overtuigd zijn dat je werknemer onvoldoende functioneert. In een procedure is dat op zichzelf niet voldoende. De rechter kijkt namelijk naar de feiten. Zijn er gespreksverslagen, concrete voorbeelden, e-mails of resultaten waaruit het disfunctioneren blijkt? Zonder die onderbouwing blijft jouw oordeel al snel tegenover dat van je werknemer staan. Het loont daarom om gedurende het traject dit soort documentatie op te bouwen.

Was de boodschap gedurende het hele traject consistent?

Ook de manier waarop je communiceert speelt een belangrijke rol. Het komt namelijk regelmatig voor dat een werkgever tijdens een gesprek duidelijk maakt dat het functioneren onvoldoende is, maar die boodschap later afzwakt. Bijvoorbeeld door een relativerende e-mail of een minder duidelijke toon tijdens evaluaties. Daardoor kan bij je werknemer de indruk ontstaan dat de situatie minder ernstig is dan eerder werd geschetst. Die inconsistentie kan de geloofwaardigheid van het traject aantasten. Een praktisch advies is om na elk gesprek kort schriftelijk te bevestigen wat er is besproken, zodat er geen ruimte ontstaat voor een ander beeld.

Ging het echt om verbetering?

Misschien wel de belangrijkste vraag is of verbetering daadwerkelijk het doel van het traject was. Soms wordt een verbeteringstraject ingezet terwijl intern al vaststaat dat het dienstverband zal eindigen. De rechter kijkt scherp naar signalen die daarop wijzen, zoals onhaalbare doelstellingen, minimale begeleiding of een traject waarvan de uitkomst feitelijk al vastligt. In dat geval ontbreekt de reële kans op verbetering die de wet verlangt. Een verbetertraject is alleen geloofwaardig als je je werknemer ook daadwerkelijk de kans en de middelen geeft om te verbeteren.

Heeft je werknemer voldoende tijd gekregen?

Verbetering kost tijd. Hoeveel tijd echter redelijk is, hangt af van omstandigheden zoals de functie, de aard van de tekortkomingen en de begeleiding die je biedt. Concludeer je te snel dat verbetering uitblijft, dan kan de rechter oordelen dat het verbetertraject onvoldoende zorgvuldig is geweest. Ook een verder goed ingericht verbetertraject kan daarop stranden.

Uiteindelijk draait het om geloofwaardigheid

Wanneer een rechter een verbetertraject beoordeelt, kijkt hij niet naar losse documenten of afzonderlijke gesprekken. Hij beoordeelt het dossier als geheel. Diezelfde kritische blik mag je overigens ook verwachten van de advocaat van je werknemer. Ook die zal het dossier langs dezelfde meetlat leggen wanneer partijen onderhandelen over een beëindiging van het dienstverband.

Was vanaf het begin duidelijk dat het functioneren ter discussie stond? Waren de verwachtingen concreet en toetsbaar? Heb je je kritiek voldoende onderbouwd? Is je werknemer daadwerkelijk begeleid? En heeft hij een reële kans gekregen om zijn functioneren te verbeteren?

Juist op die vragen worden veel dossiers kwetsbaar. Een zorgvuldig verbetertraject vergroot daarom niet alleen de kans dat een ontbindingsverzoek standhoudt, maar versterkt ook jouw onderhandelingspositie.

Heb je vragen over een lopend verbetertraject of wil je sparren over de aanpak in een concreet geval? Wij denken graag met je mee.

​Meer uit de reeks Arbeidsrecht in de praktijk:

• De arbeidsovereenkomst: meer dan een formaliteit
• De (on)zin van het concurrentiebeding
• 7 valkuilen bij re-integratie van zieke werknemers (en hoe je ze voorkomt)