Algemene voorwaarden in de werkplaats: praktische tips

Bij garagebedrijven komt het regelmatig voor dat een klant onaangekondigd aan komt rijden. Soms gaat daar een kort telefoongesprek aan vooraf waarin het probleem wordt uitgelegd, waarna een reparatieafspraak wordt gemaakt. De overeenkomst tot reparatie komt in deze gevallen veelal mondeling tot stand. Hoe ga je in dat geval correct om met de voorwaarden van jouw garagebedrijf?

In deze blog geef ik tips en handvaten waarmee ook automotive-ondernemers op een juiste manier gebruik kunnen maken van algemene voorwaarden.

1. Van toepassing verklaren van voorwaarden garagebedrijf

Ten eerste is het noodzakelijk om de algemene voorwaarden van toepassing te verklaren op de overeenkomst die je met de klant sluit. Bij het aangaan van de overeenkomst moet de klant de voorwaarden namelijk accepteren. Neem daarom in een offerte altijd een bepaling op als: ‘Op deze overeenkomst zijn de algemene voorwaarden van (naam Garagebedrijf B.V.) van toepassing.’

Algemene voorwaarden moeten altijd vóór of bij het aangaan van de overeenkomst van toepassing worden verklaard. Anders maken ze geen deel uit van de tussen partijen geldende afspraken. Als je de voorwaarden pas op de factuur van toepassing verklaart, ben je dus te laat. Ze zijn dan niet van toepassing.

Een opdracht tot reparatie komt ook vaak telefonisch/mondeling tot stand. De dienstdoende medewerker in de werkplaats of de receptionist(e) vermeldt zelden dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. En ook al is dat wel gedaan, dan is dat lastig te bewijzen. Mijn tip is dan ook om altijd een schriftelijke bevestiging van de gemaakte afspraken te versturen, waarin je duidelijk vermeldt dat de algemene voorwaarden van jouw garagebedrijf van toepassing zijn.

2. Ter beschikking stellen van voorwaarden garagebedrijf

Ten tweede moet je de wederpartij een redelijke mogelijkheid bieden om kennis te nemen van de voorwaarden van jouw garagebedrijf. Ook dit moet vóór of bij het sluiten van de overeenkomst gebeuren. In de wet is bepaald op welke manier dit moet gebeuren. Dat is afhankelijk van de manier waarop de overeenkomst tot stand is gekomen.

• Fysieke kopieën: Als de overeenkomst niet via het internet tot stand komt (dus niet via e-mail of via een website), is het uitgangspunt dat een fysieke kopie van de voorwaarden ter hand wordt gesteld aan de klant. Een typisch voorbeeld is een aankoop van een auto in een showroom. Als het redelijkerwijs niet mogelijk is om voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst een kopie ter hand te stellen, is het voldoende als je aangeeft dat de voorwaarden bij jou ter inzage liggen en dat je ze op verzoek toezendt.
• Digitale kopieën: Als de overeenkomst wél via het internet tot stand komt (bijvoorbeeld via e-mail of via een website), kan je de voorwaarden elektronisch verstrekken. Dit kan door een digitale kopie rechtstreeks naar de klant te mailen, voorafgaand aan of tegelijkertijd met een offerte. Je kan ook werken met een hyperlink, maar let er dan wel op dat de klant de voorwaarden via die pagina moet kunnen downloaden en opslaan. Voor overeenkomsten die je via een website sluit, geldt dit ook.

Andere manieren

Door de voorwaarden van jouw garagebedrijf op de hiervoor genoemde manieren ter hand te stellen, zit je altijd goed. Ben je volgens Europees recht een dienstverrichter, dan gelden er soepelere regels. In algemene zin zal een standaard garagebedrijf of dealer ook als dienstverrichter worden aangemerkt.

Dienstverrichters kunnen volstaan met het vermelden van een webadres waar de klant de algemene voorwaarden kan inzien. Het is daarbij wel vereist dat de voorwaarden gemakkelijk toegankelijk zijn op dat adres. Van de klant mag je namelijk niet verwachten dat hij jouw website – of zelfs Google – afspeurt om de voorwaarden van jouw garagebedrijf te vinden. Mijn advies is dan ook om in de schriftelijke bevestiging een webadres te vermelden dat direct naar de pagina met algemene voorwaarden leidt.

Daarnaast kunnen dienstverrichters de algemene voorwaarden ter beschikking stellen door deze gemakkelijk toegankelijk te maken op de locatie waar de dienst wordt verricht. Dit kan uitkomst bieden voor garagebedrijven waar klanten zich ook onaangekondigd melden met een defect. Bijvoorbeeld door een bordje bij de ingang te plaatsen waarop staat dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn, en dat deze bij de balie ter inzage liggen. Let er daarbij op dat dit duidelijk staat aangegeven. Ik adviseer autodealers wel om altijd een schriftelijke koopovereenkomst op te stellen en de voorwaarden aan te hechten.

BOVAG-voorwaarden

Veel ondernemers in de mobiliteitsbranche maken gebruik van standaardvoorwaarden die door brancheorganisatie BOVAG zijn opgesteld. Ook als je een beroep wil doen op de BOVAG-voorwaarden, geldt dat deze van toepassing moeten worden verklaard en ter beschikking moeten worden gesteld. Het is dus niet zo dat het lidmaatschap van de BOVAG maakt dat deze voorwaarden automatisch van toepassing zijn.

Conclusie

Het correct gebruik van algemene voorwaarden is belangrijk om juridische problemen te voorkomen en de rechten en plichten van beide partijen duidelijk te maken. Door de juiste procedures te volgen, zoals het expliciet van toepassing verklaren van de voorwaarden en het ter beschikking stellen ervan aan de klant, zorg je ervoor dat je de algemene voorwaarden van jouw garagebedrijf kan inroepen in geval van geschillen. Het is cruciaal om te onthouden dat je de voorwaarden altijd vóór of bij het aangaan van de overeenkomst van toepassing verklaart en ter beschikking stelt. Dienstverrichters kunnen profiteren van soepelere regels, maar moeten er nog steeds voor zorgen dat hun voorwaarden gemakkelijk toegankelijk zijn.

Heb je vragen over (het gebruik van) voorwaarden bij jouw garagebedrijf of autodealer? Neem gerust contact op met mij of mijn collega’s, we helpen je graag.