Deze 8 onderwerpen mogen niet ontbreken in uw algemene voorwaarden

Als ondernemer sluit u met regelmaat overeenkomsten met klanten. Het gebruik van algemene voorwaarden daarbij brengt voordelen met zich mee.

Gebruik van algemene voorwaarden biedt voordelen
In de overeenkomst staan de kernpunten en eventueel specifiek met deze klant gemaakte afspraken. Algemene voorwaarden zijn regels die u kunt laten gelden voor iedere overeenkomst die u met uw klant sluit. In de algemene voorwaarden staan bijvoorbeeld regels over de betaling van uw facturen en uw aansprakelijkheid. U voorkomt dat u dit soort punten bij ieder contract opnieuw moet bespreken en vastleggen.

Naast enkele praktische tips krijgt u in dit blog een checklist aangereikt om een inschatting te maken of uw algemene voorwaarden aan de minimumvereisten voldoen.

Algemene voorwaarden opstellen – tips:

bent u lid van een branche- of beroepsvereniging? Dan bestaat er voor u misschien wel een (gratis) model algemene voorwaarden. Het kan zijn dat u zelfs verplicht bent deze te gebruiken (kijk op de website van de SER);
laat een specialist beoordelen of de standaard algemene voorwaarden aan uw situatie moeten worden aangepast;
deponeer de algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel of rechtbank. Deponering dient als bewijs. U voorkomt hiermee dat discussie ontstaat over de tekst van de algemene voorwaarden; en
wetten kunnen veranderen. Laat daarom regelmatig controleren of uw algemene voorwaarden nog aan de regels voldoen.

Deze 8 onderwerpen mogen niet ontbreken in uw algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden opstellen – spelregels:
U mag niet zomaar alles in de ‘kleine lettertjes’ zetten. Algemene voorwaarden zijn randvoorwaarden. Ze mogen niet gaan over de kern. De kern legt u vast in de overeenkomst met uw klant. De kern bestaat uit de essentiële onderdelen (de essentialia) van de overeenkomst, zoals de afgesproken prijs en de te leveren zaken. Zonder die afspraken kan de overeenkomst niet bestaan.
Algemene voorwaarden mogen ook niet onredelijk zijn. Als een voorwaarde onredelijk is, dan kan het zo zijn dat de voorwaarde niet geldt. De wet is strenger als uw klant een consument is, dan wanneer uw klant een bedrijf is.

De wet geeft een aantal voorbeelden van (mogelijk) onredelijke algemene voorwaarden, de zogenaamde zwarte lijst met nietige bedingen en de zogenaamde grijze lijst met verdachte bedingen. Staat de algemene voorwaarde op de zwarte lijst dan is het een onredelijke voorwaarde. Staat de algemene voorwaarde op de grijze lijst, dan kan het zo zijn dat de voorwaarde onredelijk is. De zwarte en grijze lijst gelden in principe alleen wanneer uw klant een consument is. Maar onder omstandigheden kan een kleine ondernemer hier ook een beroep op doen. Ook algemene voorwaarden die de wet niet expliciet noemt kunnen onredelijk zijn.

Zorg er dus voor dat uw algemene voorwaarden niet onredelijk zijn en dat u de kernpunten in een overeenkomst vastlegt.

Algemene voorwaarden – checklist:
Deze acht onderwerpen dienen in ieder geval in uw algemene voorwaarden te staan:

#1 Toepasselijkheid
U dient uw algemene voorwaarden van toepassing te verklaren én de algemene voorwaarden van uw klant uitdrukkelijk van de hand te wijzen. Anders kan het zo zijn dat uw algemene voorwaarden niet gelden. Neem daarom een standaard bepaling in de algemene voorwaarden op waarin u uw algemene voorwaarden van toepassing verklaart en de algemene voorwaarden van uw klant uitdrukkelijk van de hand wijst. Het is daarnaast van belang om ook in de offerte/overeenkomst een regel op te nemen waarin expliciet staat dat u alle voorwaarden van uw klant uitdrukkelijk van de hand wijst.

Voorbeeld:
“Op deze offerte/overeenkomst zijn de algemene voorwaarden van [X] van toepassing, die u hierbij aantreft. Door de offerte/overeenkomst te ondertekenen, verklaart u tevens deze algemene voorwaarden te hebben ontvangen. Algemene voorwaarden van de contractspartij worden nimmer aanvaard en worden hierbij voor zover nodig uitdrukkelijk door [X] van de hand gewezen.”

Let op! U heeft niets aan uw algemene voorwaarden als u ze niet op de juiste manier én op het juiste moment aan uw contractspartij ter hand stelt. Hoe doet u dat? Lees hier.

LEES OOK - 3 dingen over algemene voorwaarden die u écht moet weten

#2  Voorrang van afspraken in overeenkomst
In de overeenkomst staan eventueel specifiek met de klant gemaakte afspraken. Deze afspraken kunnen van de algemene voorwaarden afwijken. Denk bijvoorbeeld aan een afwijkende factuurtermijn. Het moet duidelijk zijn dat dit soort specifieke afspraken voorrang hebben op de algemene voorwaarden. Zo voorkomt u dat onduidelijk is wat geldt.

#3 Totstandkoming van de overeenkomst
Het is belangrijk om in de algemene voorwaarden op te nemen op welke wijze de overeenkomst tussen u en uw klant tot stand komt. Dit hangt af van de manier waarop u uw bedrijf voert.

Voorbeeld:
“Een overeenkomst komt tot stand door schriftelijke bevestiging (waaronder mede begrepen een bevestiging per e-mail) daarvan door [X].”

#4 Annulering
Mag uw klant of uzelf de overeenkomst eenzijdig – ongeacht of u of uw klant het daar niet mee eens is – opzeggen? Ook wel: beëindigen of annuleren. Dit hangt in eerste instantie af van wat u met de klant afspreekt en dus wat hierover in uw algemene voorwaarden staat.

#5 Betalingstermijn
Als u hierover niets afspreekt dan geldt op grond van de wet voor facturen aan bedrijven een standaard betalingstermijn van 30 dagen. Als u een kortere betalingstermijn wilt gebruiken, dan kunt u dit in uw algemene voorwaarden zetten. De wet stelt grenzen aan een langere betalingstermijn. Voor facturen aan een consument moet een redelijke betalingstermijn worden gebruikt;  in de meeste gevallen wordt een betalingstermijn van 14 dagen gehanteerd.

#6  Aansprakelijkheid
Als ondernemer kunt u aansprakelijk worden gesteld voor schade. Wanneer u contracteert met bedrijven, dan kunt u de algemene voorwaarden zo streng maken als u wilt. U kunt bijvoorbeeld aansprakelijkheid, op gevallen van opzet en bewuste roekeloosheid na, helemaal uitsluiten.

#7 Toepasselijk recht
Het is verstandig om op te nemen dat op de overeenkomsten die u sluit en op alle aanbiedingen (zoals een offerte) die u doet het Nederlandse recht van toepassing is.

Voorbeeld:
“Op alle aanbiedingen en overeenkomsten van [X] is uitsluitend Nederlands Recht van toepassing.”

#8 Bevoegde instantie
Naar welke rechter dienen u en uw klant te gaan in geval van een geschil? Indien u contracteert met bedrijven kunt u dit zelf bepalen. Het is praktisch om in uw algemene voorwaarden te kiezen voor de rechter van de vestigingsplaats van uw bedrijf. Zo voorkomt u dat u moet reizen naar de rechter van vestigingsplaats van uw klant, want dat is de hoofdregel uit de wet.

Algemene voorwaarden bij koopovereenkomst
Verkoopt u zaken aan uw klanten? Dan is het verstandig om ook de volgende onderwerpen in uw algemene voorwaarden op te nemen:

#Eigendomsvoorbehoud
Door het opnemen van een eigendomsvoorbehoud blijft u als ondernemer eigenaar van de zaak, zolang uw klant de factuur niet betaalt en zelfs als uw klant failliet gaat. U behoudt daarmee het recht om de zaak terug te vorderen;

#Garanties
Volgens de wet heeft uw klant recht op een goed product. Dat is de wettelijke garantie. U kunt besluiten uw klant meer garantie aan te bieden, zoals fabrieksgarantie of bijkoopgarantie. Het is verstandig dit in de algemene voorwaarden op te nemen. Is uw klant een consument? Dan mag u de wettelijke rechten van een klant niet beperken. Bij zakelijke overeenkomsten heeft u meer vrijheid.

#Levertijd en aansprakelijkheid
Binnen welke termijn levert u? En wat geldt als u niet op tijd levert?

Stel onze specialist een vraag!