​Softwarecrash op je planningstool: wie betaalt de schade?

Waarom ICT-storingen grote gevolgen hebben in transport

In transport draait alles om timing. Vertragingen kosten geld, zorgen voor ontevreden klanten en kunnen leiden tot boetes of schadeclaims. Als je planningssoftware uitvalt, kun je geen ritten aansturen, geen vrachtlocaties traceren en je klanten niet informeren. Zeker in just-in-time logistiek is dat funest. Daarom is het cruciaal om te weten of je de softwareleverancier aansprakelijk kan houden bij een storing.

Wat zegt het contract met je softwareleverancier?

De eerste stap is het doornemen van je contract. Daarin hoort te staan wat je van je leverancier mag verwachten:

• Is er een beschikbaarheidsgarantie (bijvoorbeeld 99,9% uptime)? Of zijn er andere afspraken hierover gemaakt?
• Wat gebeurt er bij uitval? Wordt er een back-up geactiveerd door de leverancier?
• Is er een responsetijd afgesproken bij storingen? En is hier nog onderscheid gemaakt tussen diverse typen storingen?
• Is de leverancier aansprakelijk voor gevolgschade, zoals omzetverlies of boetes? Tot welk bedrag is hij aansprakelijk? En vrijwaart de leverancier jou of jij de leverancier voor bepaalde schadeposten?
• Hoe zit het met overmacht? Is bijvoorbeeld een softwarecrash aangemerkt als een overmachtssituatie?

Veel softwarecontracten bevatten zogeheten uitsluitingsclausules: de leverancier is alleen aansprakelijk voor directe schade, tot een bepaald maximum. Gevolgschade, zoals gederfde winst, wordt vaak uitgesloten. Behalve als jij daarover andere afspraken hebt gemaakt loop je dus een groot risico dat je jouw schade niet of slechts voor een deel kan verhalen.

Let ook op of je leverancier werkt met standaardvoorwaarden, zoals de NLdigital-voorwaarden. Deze bevatten doorgaans een vergaande beperking van aansprakelijkheid en zijn vooral leveranciersvriendelijk geschreven. Dat is op zich niet ongebruikelijk, maar je moet je wel bewust zijn van de risico’s die je daarmee accepteert. Zoals bij elke deal is van belang om na te gaan of de risico’s opwegen tegen de baten. Schroom ook niet om met een leverancier te onderhandelen over de voorwaarden. Natuurlijk is dit niet bij elke type overeenkomst een optie en zijn er ook leveranciers waarbij onderhandelen geen optie is, maar als je de mogelijkheid hebt, laat deze kans niet liggen. Vaak zit je jaren aan die overeenkomst vast zonder dat deze tussentijds op juridisch vlak wordt gewijzigd. Bij Stellicher advocaten kunnen we je ondersteunen in de onderhandelingen.

Ben jij als transporteur zelf verantwoordelijk voor continuïteit?

Ook als je software uitbesteedt, blijf je zelf verantwoordelijk voor je dienstverlening richting jouw eigen klanten. Dat betekent dat jij mogelijk aansprakelijk bent voor schade als je je contractuele afspraken niet nakomt vanwege een softwarecrash. Bijvoorbeeld als je zendingen te laat aflevert of helemaal niet kunt uitvoeren. Dat maakt het des te belangrijker om de risico’s goed af te dekken:

• Zorg voor duidelijke afspraken met je leverancier over beschikbaarheid, responstijd en herstel.
• Overweeg om je ICT-systemen te monitoren via een externe partij.
• Sluit waar nodig een verzekering af voor bedrijfsschade door ICT-uitval.
• Beperk je eigen aansprakelijkheid.
• In sommige gevallen kan het verstandig zijn om redundante systemen te gebruiken. Denk aan een back-upserver, alternatieve software of een fallback-procedure bij uitval.
• Ook training van personeel om te schakelen naar handmatige processen kan helpen om de schade te beperken.

Wat als je klant jou aansprakelijk stelt?

Stel: je klant loopt schade op doordat jij niet kunt leveren door een softwarestoring. Dan wil je kunnen uitleggen wat er is gebeurd, welke maatregelen je hebt genomen en waarom jij niet (of slechts beperkt) aansprakelijk bent.

Zorg dus dat je algemene voorwaarden goed zijn ingericht. Daarin kun je aansprakelijkheid beperken, op voorwaarde dat dit juridisch houdbaar is. Let op: je moet je klant wél tijdig en correct informeren over de toepasselijkheid van je eigen algemene voorwaarden en de inhoud van je algemene voorwaarden. Hierover lees je meer in ‘Algemene voorwaarden: een gids voor juist gebruik’.

Gebruik daarnaast een duidelijke offerte/overeenkomst waarin staat wat je wel en niet levert en wel of niet garandeert. Een goede beperking van aansprakelijkheid houdt alleen stand als je ook hebt voldaan aan je zorgplicht. Bijvoorbeeld door het treffen van passende voorzorgsmaatregelen en het snel handelen bij een incident.

​Let op het CMR-verdrag bij internationaal wegvervoer

Vervoer je goederen internationaal over de weg? Dan is het CMR-verdrag mogelijk van toepassing. Dit verdrag is in de regel automatisch van toepassing op overeenkomsten:

• inzake vervoer van goederen over de weg door middel van voertuigen;
• wanneer de plaats van inontvangstneming van de goederen en de plaats bestemd voor de aflevering, zoals deze zijn aangegeven in de overeenkomst, gelegen zijn in twee verschillende landen;
• waarvan tenminste één bij het CMR-verdrag partij is.

Uit artikel 17 van het CMR-verdrag volgt dat je als vervoerder aansprakelijk kan zijn voor verlies van de goederen, beschadiging en voor vertraging. Je bent dan in principe aansprakelijk, tenzij je een beroep kan doen op een van de uitzonderingsgronden. Een softwarestoring die leidt tot vertraging valt dus gewoon onder artikel 17 van het CMR-verdrag en kan ertoe leiden dat je aansprakelijk bent voor de schade.

Wanneer er precies sprake is van een vertraging volgt uit artikel 19 CMR-verdrag. Het nemen van preventieve maatregelen kan je mogelijk van die aansprakelijkheid ontheven. Je moet dan wel kunnen aantonen dat je de omstandigheden die zich hebben voorgedaan niet hebt kunnen vermijden en de gevolgen niet hebt kunnen verhinderen. Een storing bij jouw leverancier wordt in principe aan jou toegerekend. En als sprake is van nalatigheid (geen back-up, verouderde systemen, geen monitoring, geen noodprocedure), zal jouw beroep op de uitzondering van artikel 17 waarschijnlijk niet opgaan.

Bij vertraging geldt een beperking van aansprakelijkheid (art. 23 lid 5 CMR). De schadevergoeding is gemaximeerd tot de hoogte van de vrachtprijs, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid (art. 29 CMR).

Praktische tips

Wil je minder risico lopen op juridische claims bij ICT-storingen? Regel dan het volgende:

• Check je contracten met softwareleveranciers: wat staat er over aansprakelijkheid, vrijwaringen, garanties en overmacht?
• Zorg voor goede algemene voorwaarden richting je klanten.
• Ga na of je dekking hebt bij je verzekeraar.
• Test je systemen, back-ups en noodprocedures regelmatig.
• Stel een incidentresponseplan op, zodat je weet wat te doen bij uitval.
• Zorg voor duidelijke interne communicatiekanalen bij storingen.

Lees ook: ‘Als jouw ICT stilvalt, staat je transport stil: juridische aandachtspunten bij ICT in transport en logistiek’

Tot slot

Een storing in je planningssoftware is nooit alleen een IT-probleem. Het raakt je hele operatie. En het kan juridische en financiële gevolgen hebben. Wil je zeker weten dat je goed bent beschermd tegen schade bij een ICT-storing? Neem dan gerust contact met ons op. We kijken graag met je mee. Zowel bij jouw contracten met jouw softwareleverancier als met de contracten met jouw klanten.