Algemene voorwaarden: een gids voor juist gebruik

Met algemene voorwaarden, in de volksmond ook wel ‘de kleine lettertjes’ genoemd, kan je als ondernemer veel juridische problemen voorkomen. Zo kan je er bijvoorbeeld bepalingen in opnemen om aansprakelijkheid te beperken, een eigendomsvoorbehoud te maken of mogelijkheden te creëren om een overeenkomst (vroegtijdig) te beëindigen. Ik zie regelmatig dat er wel algemene voorwaarden zijn opgesteld, maar dat een ondernemer daar toch geen beroep op kan doen. Dat is zonde en kan - als het erop aankomt - tot onverwachte problemen leiden. In deze blog geef ik een basishandleiding voor het juist gebruik van algemene voorwaarden.

Direct advies

1. Algemene voorwaarden van toepassing verklaren

Ten eerste is het noodzakelijk om de algemene voorwaarden van toepassing te verklaren op de overeenkomst die je met de wederpartij sluit. Bij het aangaan van de overeenkomst moet de wederpartij de voorwaarden namelijk accepteren. Neem daarom in een contract of in een offerte een bepaling op als: ‘Op deze overeenkomst zijn de algemene voorwaarden van (…) van toepassing.’

Ook bij overeenkomsten die via het internet tot stand komen, zoals bij webshops, zal de klant akkoord moeten gaan met de voorwaarden bij het plaatsen van een bestelling. Dit kan met een ‘vakje’ dat de klant moet aanvinken, of door ergens in het bestelproces een tekst te plaatsen als: ‘Door op ‘bestellen en betalen’ te klikken, ga je akkoord met de op jouw bestelling van toepassing zijnde algemene voorwaarden van (…).’

Algemene voorwaarden moeten altijd vóór of bij het aangaan van de overeenkomst van toepassing worden verklaard. Anders maken de voorwaarden geen deel uit van de tussen partijen geldende afspraken. Verklaar je de voorwaarden pas op de factuur van toepassing? Dan ben je dus te laat en kan je er geen beroep op doen.

2. Algemene voorwaarden ter hand stellen

Ten tweede moet je de wederpartij een redelijke mogelijkheid bieden om kennis te nemen van de algemene voorwaarden. Ook dit moet vóór of bij het sluiten van de overeenkomst gebeuren. In de wet staat op welke manier dit moet gebeuren. Dit is afhankelijk van de manier waarop de overeenkomst tot stand is gekomen.

Fysieke kopieën: als de overeenkomst niet via het internet tot stand komt (dus niet via e-mail of via een website), is het uitgangspunt dat een fysieke kopie van de voorwaarden ter hand wordt gesteld aan de wederpartij. Een typisch voorbeeld is een aankoop in een fysieke winkel/showroom. Is het redelijkerwijs niet mogelijk om voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst een kopie ter hand te stellen? Dan is het voldoende als je aangeeft dat de voorwaarden bij jou ter inzage liggen en dat je ze op verzoek toezendt.
Digitale kopieën: Als de overeenkomst wél via het internet tot stand komt (bijvoorbeeld via e-mail of via een website), kan je de voorwaarden elektronisch verstrekken. Dit kan door een digitale kopie rechtstreeks naar de wederpartij te mailen, voorafgaand aan of tegelijkertijd met een offerte. Je kan ook werken met een hyperlink naar de website, maar let er dan wel op dat de wederpartij de voorwaarden via die pagina moet kunnen downloaden en opslaan. Voor overeenkomsten die je via een website sluit, geldt dit ook.

Wanneer mag je verwijzen naar een webadres?

Door de algemene voorwaarden op de hiervoor genoemde manieren ter hand te stellen, zit je altijd goed. Ben je volgens Europees recht een dienstverrichter, dan gelden er soepelere regels. Dienstverrichters zijn bijvoorbeeld schilderbedrijven of makelaars, maar ook detailhandel en groothandel zijn ‘diensten’ volgens de Europese Dienstenrichtlijn. Een groot deel van de ondernemers wordt dus aangemerkt als dienstverrichter. Wel zijn er een aantal uitzonderingen, waaronder financiële diensten, uitzendbedrijven en de gezondheidszorg.

Dienstverrichters kunnen volstaan met het vermelden van een webadres waar de wederpartij de algemene voorwaarden kan inzien. Het is daarbij wel vereist dat de voorwaarden gemakkelijk toegankelijk zijn op dat adres. Van de wederpartij mag je namelijk niet verwachten dat hij jouw website – of zelfs Google – afspeurt om de voorwaarden te vinden. Mijn advies is dan ook om een webadres te vermelden dat direct naar de algemene voorwaarden leidt.

Daarnaast kunnen dienstverrichters de algemene voorwaarden ter beschikking stellen door deze gemakkelijk toegankelijk te maken op de locatie waar de dienst wordt verricht. Zo kan een kapsalon ermee volstaan bij de balie een bordje met voorwaarden neer te zetten.

Conclusie

Het correct gebruiken van algemene voorwaarden is belangrijk om juridische problemen te voorkomen en de rechten en plichten van beide partijen duidelijk te maken. Door de juiste procedures te volgen, zoals het expliciet van toepassing verklaren van de voorwaarden en het ter beschikking stellen ervan aan de wederpartij, zorg je ervoor dat jouw algemene voorwaarden in te roepen zijn als er een geschil dreigt. Het is cruciaal om te onthouden dat je de voorwaarden altijd vóór of bij het aangaan van de overeenkomst verstrekt. Als dienstverrichter kan je profiteren van soepelere regels, maar moet je er nog steeds voor zorgen dat je voorwaarden gemakkelijk toegankelijk zijn.

Heb je vragen over (het gebruik van) algemene voorwaarden? Neem gerust contact op met mij of mijn collega’s, we helpen je graag.