Stijgende brandstofprijzen? Zorg dat jouw contracten op orde zijn

​In een artikel van Het Financieele Dagblad van 12 maart werd bericht hoe transportondernemers duizenden euro’s per week moeten voorfinancieren door de gestegen dieselprijs. Compensatie volgt vaak pas na weken of zelfs maanden. Dat knaagt aan de kasstroom, zeker in een sector waar de marges al onder druk staan door gestegen loonkosten, de aankomende vrachtwagenheffing en investeringen in digitalisering en verduurzaming. Je voorkomt de stijging van brandstofprijzen niet. Maar je kunt je contracten wél zo inrichten dat de risico’s beheersbaar blijven. Hieronder lees je waar je op moet letten.

Dieselclausule: waar je op moet letten

Veel vervoerders werken met een dieselclausule. Daarmee leg je vast dat je de gestegen brandstofkosten mag doorbelasten aan je opdrachtgever middels een dieseltoeslag / brandstoftoeslag. Met grote regelmaat kom ik nog dieselclausules tegen die onvoldoende bescherming bieden of onduidelijk zijn.

Let in elk geval op deze drie punten:

• Objectieve referentieprijs
  Koppel de berekening van de toeslag aan een duidelijke bron met een referentieprijs, bijvoorbeeld een publieke dieselindex zoals de brandstofmonitor van TLN. Zo voorkom je onduidelijkheid en discussie over de hoogte van de toeslag die je in rekening brengt.
• Automatische aanpassing
  Zorg dat de toeslag automatisch meebeweegt met de index. Dat voorkomt dat je aparte instemming per wijziging van de brandstofprijs moet vragen. Zeker met de sterke fluctuatie van de brandstofprijzen is dit belangrijk.
• Frequentie van aanpassing
  Wekelijks of maandelijks aanpassen geeft minder schok dan een kwartaalcorrectie. In onzekere tijden kunnen de brandstofprijzen snel stijgen en dalen. Denk bijvoorbeeld ook aan een situatie waarin de overheid de brandstofaccijns aanpast door een accijnskorting te geven.

Een goede dieselclausule voorkomt discussie. Controleer of jouw bestaande brandstofclausule de bovenstaande punten bevat. Maar: een goede brandstofclausule lost het liquiditeitsprobleem nog niet op.

Doorbelasten is niet hetzelfde als betaald krijgen

In het fd-artikel zie je duidelijk het probleem: de vervoerder heeft zijn dieselclausule op orde en mag de stijgende brandstofprijs wel doorbelasten, maar moet weken wachten op betaling. Daarmee schiet je als vervoerder de brandstofkosten van de klant voor. Dat raakt je kasstroom. Normaal gesproken valt dat wel te dragen omdat je daar rekening mee houdt in de bedrijfsvoering, maar bij forse stijgingen in korte tijd kan dat tot grote liquiditeitsproblemen leiden. Hoe ga je daar op een correcte manier mee om?

Neem daarom ook de onderstaande punten mee in je contract:

• Korte betalingstermijnen
  Stuur aan op termijnen van 14 of maximaal 30 dagen.
• Voorschotregeling bij extreme stijging
  Spreek af dat bij een plotselinge stijging boven een bepaald percentage een tussentijdse correctie volgt en je een voorschotfactuur mag versturen.
• Separate brandstoftoeslag op factuur
  Vermeld de toeslag apart. Dat vergroot transparantie en verkleint discussie. Hoe minder discussie je hoeft te voeren, hoe sneller jij de factuur betaald krijgt.
• Opschortingsrecht expliciet benoemen
  Leg expliciet vast dat je bij openstaande facturen de werkzaamheden mag opschorten. De wet biedt die mogelijkheid ook, maar door dit ook overeen te komen sta je nog sterker. Met het opschortingsrecht heb je een middel in handen om de druk op spoedige betaling op te voeren.

Prijsaanpassingsbepaling in algemene voorwaarden als vangnet

Veel transporteurs werken met eigen algemene voorwaarden of met branchevoorwaarden. Controleer of daarin ruimte zit voor prijsaanpassing bij kostenstijgingen, naast bijvoorbeeld afspraken over jaarlijkse indexering. Ontbreekt zo’n algemene bepaling? Dan sta je zwakker als je jouw transporttarieven tussentijds wilt aanpassen.

Zorg in elk geval dat:

• De algemene voorwaarden correct van toepassing zijn verklaard;
• Je de algemene voorwaarden tijdig ter hand stelt (naderhand is te laat); en
• Ze expliciet ruimte bieden voor prijswijziging bij objectieve kostenstijgingen.

Lees ook: ‘Algemene voorwaarden: een gids voor juist gebruik’

Heronderhandeling: wat als het echt uit de hand loopt?

Soms stijgen de totale transportkosten zo snel dat een brandstoftoeslag tekortschiet. Denk aan geopolitieke spanningen of nieuwe heffingen. Dat kan je niet allemaal hebben voorzien bij aanvang. In dat soort gevallen kan een heronderhandelingsclausule uitkomst bieden. Daarin leg je vast dat partijen bij onvoorziene, ingrijpende omstandigheden opnieuw om tafel gaan. Niet vrijblijvend, maar met de verplichting om serieus te heronderhandelen.

Belangrijke elementen van een heronderhandelingsclausule zijn:

• Een duidelijke omschrijving van wat als “ingrijpend” geldt;
• Een drempelpercentage voor kostenstijging;
• Een termijn waarbinnen het overleg plaatsvindt; en
• Een tijdelijke regeling als partijen geen overeenstemming bereiken.

Zonder zo’n bepaling resteert alleen de wettelijke regeling van onvoorziene omstandigheden. Die lat ligt hoog, want de rechter grijpt terughoudend in bij contractuele verhoudingen tussen professionele partijen. Bovendien gaat een beroep op onvoorziene omstandigheden niet op als er in het contract wel iets is opgenomen over die situatie. Een heronderhandelingsclausule heeft dan de voorkeur.

Kijk ook naar jouw positie in de keten

Werk je met charters? Dan draag je vaak zelf het risico richting je opdrachtgever, terwijl je je onderaannemer direct moet compenseren. Stem daarom je contracten op elkaar af. Wat jij moet betalen aan je charter, moet je ook tijdig kunnen verhalen op je opdrachtgever. Anders financier je de keten. Denk dus altijd twee kanten op.

Vraag jezelf af:

• Sluiten de voorwaarden met mijn opdrachtgever en mijn charter op elkaar aan?
• Draag ik ergens een risico dat ik niet kan doorleggen?

Tot slot

Stijgende dieselprijzen raken iedere transportondernemer en de ontwikkelingen in de wereld volgen elkaar in rap tempo op. Maar de mate waarin ze je raken, hangt sterk af van je contracten.

Een scherpe dieselclausule, een werkbaar doorbelastingsmechanisme, goede algemene voorwaarden en een doordachte heronderhandelingsbepaling maken het verschil tussen voorfinancieren en beheersen.

Wil je weten of jouw contracten bestand zijn tegen de volgende prijsschok en brandstofupdate? We kijken graag met je mee.