Uw zieke werknemer wil met vakantie; hoe zit het nu?

Wanneer vervallen vakantiedagen?

Een nieuw kalenderjaar betekent nieuwe vakantiedagen. Er is een verschil tussen wettelijke vakantiedagen en bovenwettelijke vakantiedagen. Wettelijke vakantiedagen zijn de vakantiedagen waar een werknemer op basis van de wet recht op heeft. Een werknemer heeft recht op vier keer het aantal contracturen dat hij of zij per week werkt. Dit betekent dat een werknemer bij een fulltime dienstverband (40 uur per week) recht heeft op 20 vakantiedagen per jaar. Voor deeltijdwerknemers wordt dit naar rato berekend. Naast wettelijke vakantiedagen kan een werknemer op basis van een cao of individuele afspraken recht hebben op extra vakantiedagen. Deze vakantiedagen worden de bovenwettelijke vakantiedagen genoemd.

De opgebouwde maar niet gebruikte wettelijke vakantiedagen vervallen in principe zes maanden na het kalenderjaar waarin de werknemer de vakantiedagen heeft opgebouwd. Dit betekent dus dat de wettelijke vakantiedagen over 2023 per 1 juli 2024 vervallen. Dit is anders als u uw werknemer niet voldoende stimuleert het openstaande saldo op te nemen, dan kan het zijn dat de vervaltermijn niet geldt. Mijn tip is dan ook in het begin van een nieuw kalenderjaar het vakantiesaldo van uw werknemers in kaart te brengen en ze daar regelmatig op te wijzen. Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt een vervaltermijn van 5 jaar.

De reden dat wettelijke vakantiedagen binnen een half jaar vervallen is dat de wetgever hiermee wil bevorderen dat (gezonde en re-integrerende) werknemers met regelmaat uitrusten. Vakantie geeft werknemers de mogelijkheid te herstellen van het verrichtte werk. Dit heet met een moeilijk woord de recuperatiefunctie van vakantie.

Ingewikkeld wordt het als uw werknemer ziek is. De korte vervaltermijn van zes maanden geldt namelijk niet als uw werknemer niet in de gelegenheid was om vakantie te genieten. Dit is bijvoorbeeld het geval als uw werknemer gedurende het hele opbouwjaar en de daarop volgende zes maanden volledig ziek is geweest en niet heeft kunnen re-integreren.

Een zieke werknemer die geen re-integratieverplichtingen heeft kan daarom claimen dat de korte vervaltermijn voor hem niet geldt. Het is wel aan de werknemer aannemelijk te maken dat hij niet in staat is geweest de wettelijke vakantiedagen op te nemen, maar als sprake is van 100% ziekte dan hoeft de werknemer alleen maar een verslag van de bedrijfsarts over te leggen. In dat geval geldt voor de volledige zieke werknemer de vervaltermijn van vijf jaar. Als een werknemer ziek is maar toch re-integratieverplichtingen heeft, al is het maar een paar uur per week, dan geldt de korte vervaltermijn wel.

Vakantie opnemen tijdens ziekte

Een (volledig) zieke werknemer kan net als elke andere werknemer vakantie opnemen. De vakantie heeft hetzelfde doel als bij een gezonde werknemer, namelijk: herstellen en uitrusten van zijn verplichtingen. In het geval van een zieke werknemer gaat het dan om de re-integratieverplichtingen. Het is hierbij wel van belang dat de vakantie het herstel en de re-integratie niet belemmert. Vraag daarom altijd de bedrijfsarts om advies hierover. Als de bedrijfsarts geen medische bezwaren heeft, dan kan de werknemer met vakantie gaan.

Tijdens vakantie wordt zoals ik al aangaf de zieke werknemer vrijgesteld van zijn of haar re-integratieverplichtingen. Een zieke werknemer die in het kader van re-integratie enkele uren per week werkt kan niet slechts vakantie opnemen ten aanzien van de uren waarin hij werkt. De volledige omvang van de vakantiedagen wordt in mindering gebracht op het verlofsaldo en niet enkel de uren waarop de werknemer werkt. Indien een zieke werknemer aangeeft vakantie te willen opnemen tijdens ziekte is het van belang dat de werknemer ervan bewust is dat hij of zij daarmee ook instemt met het afboeken van vakantiedagen voor die periode.

Dit is anders bij een volledig zieke werknemer die is vrijgesteld van verplichtingen tot re-integratie. Een werknemer die volledig ziek is kan tijdens de vakantie niet herstellen van zijn werk, want hij is 100% ziek. De zogenaamde recuperatiefunctie wordt in dat geval niet vervuld. U kunt een volledig zieke werknemer op wie géén re-integratieverplichtingen rusten daarom niet verplichten vakantie op te nemen. Indien de werknemer toch vakantie opneemt heeft dit tot gevolg dat er geen vakantiedagen mogen worden afgeboekt, tenzij de werknemer hier uitdrukkelijk mee instemt.

Werknemer wordt ziek vóór of tijdens een vastgestelde vakantie

Wat nu als de werknemer vakantie heeft aangevraagd, maar vóór of tijdens deze geplande vakantie plotseling ziek wordt? Mag de werkgever de dagen waarop deze werknemer met vakantie is geweest dan afboeken van het vakantiesaldo? Nee, dit is niet zomaar toegestaan. Dit heeft de Hoge Raad recentelijk aangegeven. De wettelijke regeling tot het opnemen van vakantie ziet alleen op de situatie wanneer een werknemer al ziek is en vervolgens vakantie opneemt. De werknemer die vóór of tijdens een al vastgestelde vakantie ziek wordt behoudt zijn vakantiedagen, zodat die op een later moment kunnen worden opgenomen. De vakantiedagen kunnen volgens de Hoge Raad enkel worden afgeboekt indien de werknemer expliciet instemt met het afboeken van deze dagen.

Verrekenen van vakantiedagen met ziektedagen

Het opnemen van vakantie tijdens ziekte, zoals ik hiervoor heb omschreven, moet worden onderscheiden van het verrekenen van vakantiedagen met ziektedagen. Het verrekenen van vakantiedagen bestaat zowel bij een zieke werknemer die vakantie kan opnemen (omdat op hem re-integratie verplichtingen rusten) als bij de zieke werknemer die geen vakantie kan opnemen (omdat op hem geen re-integratieverplichtingen rusten).

Vakantiedagen verrekenen met ziektedagen is enkel toegestaan als de (zieke) werknemer daar expliciet mee instemt. Voor de bovenwettelijke vakantiedagen geldt een uitzondering. U kunt afspreken dat bovenwettelijke vakantiedagen tijdens ziekte worden verrekend met ziektedagen. Vereist is dat deze afspraak schriftelijk is vastgelegd in bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst of een cao. Bovenwettelijke vakantiedagen kunnen worden afgeboekt ongeacht de vraag of de zieke werknemer in staat is vakantie op te nemen. Enkel de bovenwettelijke vakantiedagen in het lopende kalenderjaar mogen worden afgeboekt. U kunt dus geen toekomstige op te sparen vakantiedagen of in het verleden opgebouwde vakantiedagen met ziektedagen verrekenen.

Hoeveel loon moet u betalen tijdens vakantie

Bij ziekte heeft een werknemer recht op 70% van zijn salaris. Van deze regeling kan in het voordeel van de werknemer worden afgeweken. Neemt een zieke werknemer vakantieverlof op dan geldt deze regel niet. Een werknemer behoudt tijdens zijn vakantie recht op doorbetaling van zijn volledige loon. Wanneer een werknemer tijdens ziekte vakantieverlof opneemt heeft hij daarom recht op volledige betaling (100%) van zijn loon.

Kortom, let goed op of u de regels in geval van ziekte en verlof juist toepast. Dit geldt zowel voor de aanvraag van vakantie, het afboeken van vakantiedagen als voor de loondoorbetaling. De zieke werknemer kan bijvoorbeeld vakantie genieten, zonder in te teren op zijn vakantiesaldo. Wilt u dit als werkgever voorkomen dan is oplettendheid vereist.

Stel onze specialist een vraag!