Dossier opbouwen tegen werknemers: de ultieme checklist

Met de inwerkingtreding van de Wet Werk en Zekerheid (hierna: WWZ) op 1 juli 2015 is de ontslagbescherming van werknemers sterk toegenomen. Voorheen was het mogelijk de rechter om ontbinding te verzoeken op grond van een ‘’cocktail’’ van gronden. Een combinatie van gedeeltelijk disfunctioneren en een licht verstoorde arbeidsverhouding konden samen bezien voldoende grond opleveren voor ontslag.

Geen “cocktail” van gronden

Onder de WWZ is deze ‘’cocktail’’ van gronden niet meer mogelijk. Er moet sprake zijn van één voldragen ontslaggrond. In het geval van disfunctioneren dient de werkgever aan te tonen dat er sprake is van zodanig disfunctioneren dat niet langer van de werkgever kan worden verlangd de arbeidsovereenkomst te laten voortduren.
Welke informatie dient te worden vastgelegd in het dossier om te kunnen constateren dat er sprake is van disfunctioneren? Waaruit bestaat dat bewijs? En wat is disfunctioneren precies?
Naast antwoord op deze vragen, krijgt u een checklist aangereikt aan de hand waarvan u disfunctioneren kunt onderbouwen of om een inschatting te maken of u inmiddels voldoende dossier heeft opgebouwd.

Wanneer is er sprake van disfunctioneren?

De WWZ bepaalt dat sprake is van disfunctioneren indien de werknemer ongeschikt is tot het verrichten van de overeengekomen arbeid. Dit houdt in dat de werknemer in onvoldoende mate voldoet aan de gestelde functie-eisen.
De wet stelt het vereiste dat de ongeschiktheid niet het gevolg mag zijn van ziekte of gebreken van de werknemer, en dat:

• de werkgever de werknemer tijdig van de ongeschiktheid in kennis heeft gesteld;
• de werknemer in voldoende mate in de gelegenheid is gesteld zijn functioneren te verbeteren;
• de ongeschiktheid niet het gevolg is van onvoldoende zorg van de werkgever voor scholing van de werknemer of voor de arbeidsomstandigheden van de werknemer.

Indien aan bovengenoemde voorwaarden is voldaan, is sprake van een redelijke grond die mogelijk kan leiden tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst. De werkgever kan zich tot de rechter wenden en verzoeken de arbeidsovereenkomst te ontbinden.

De werkgever kan wel van mening zijn dat de werknemer disfunctioneert, maar dit dient te worden onderbouwd met bewijsstukken, anders zal de rechter de arbeidsovereenkomst niet ontbinden. 

De checklist voor dossieropbouw

De werkgever kan wel van mening zijn dat de werknemer disfunctioneert, maar dit dient te worden onderbouwd met bewijsstukken, anders zal de rechter de arbeidsovereenkomst niet ontbinden. Bewijsstukken ontstaan vanzelf indien u onderstaande aanbevelingen in uw bedrijfsvoering toepast. Het kost enige moeite maar het aanleggen van een gedocumenteerd dossier tegen de werknemer, betaalt zich later terug.

• maak voor iedere werknemer die in dienst treedt direct een personeelsdossier aan. Hierin worden niet alleen documenten betreffende disfunctioneren opgenomen, maar alles wat de werknemer aan gaat. Denk hierbij aan de arbeidsovereenkomst, de functieomschrijving, eventuele wijzigingen van de arbeidsvoorwaarden, toekenning van een bonus/promotie, aanvraag van verlof etc.;
• zorg dat de werknemer een schriftelijke functieomschrijving met het daarbij behorende takenpakket ter hand wordt gesteld, zodat duidelijk is wat van de werknemer wordt verwacht;
• leg alle besprekingen vast op schrift en zorg voor objectieve verslaglegging. Werk bij voorkeur met een standaard model, want dat is overzichtelijk. Benoem daarin altijd data, namen en gebeurtenissen en voorbeelden. Zorg ervoor dat de werknemer de verslaglegging voor akkoord ondertekent, of anders voor ontvangst;
• verklaringen of klachten van collega’s of externen dienen schriftelijk te worden vast gelegd en besproken met de werknemer;
• bouw dossier op over een periode die lang genoeg is om de werknemer een reële kans te bieden en daarmee voldoende in de gelegenheid te stellen zijn functioneren te verbeteren. Er geldt geen standaard termijn, maar u moet denken aan een periode van ongeveer 3 tot 6 maanden. De omstandigheden van het geval, waaronder de lengte van het dienstverband, kunnen echter een afwijkende termijn rechtvaardigen;
• voer minimaal één keer per jaar een functioneringsgesprek dat schriftelijk wordt vastgelegd en ondertekend;
• wijs de werknemer zo spoedig mogelijk na de constatering op zijn disfunctioneren, waar het disfunctioneren uit bestaat en waar de verbeterpunten liggen, stel dit op schrift en bespreek dit met elkaar. Pas hierbij op voor een vage woordkeuze en geef duidelijk en helder weer waaruit het disfunctioneren bestaat. Maak dit indien mogelijk concreet met voorbeelden en/of resultaten van niet behaalde targets of normen. Benoem met betrekking tot welke taken, werkzaamheden, bevoegdheden en/of verantwoordelijkheden de werknemer disfunctioneert;
• in het geval van een (officiële) waarschuwing; zorg ervoor dat de waarschuwing op schrift staat en dat de werknemer hiervan een kopie ontvangt;
• stel een schriftelijk verbeterplan op met de te behalen doelen voor de werknemer en een daaraan verbonden termijn. Geef hierin ook de verantwoordelijkheden van de werkgever weer, zoals de begeleiding die de werkgever zal bieden of de hulpmiddelen die ter beschikking worden gesteld;
• geef de werknemer indien nodig aanwijzingen en adviezen en evalueer regelmatig, bijvoorbeeld wekelijks of tweewekelijks;
• bied de werknemer in de verbeterperiode (externe) hulp aan door middel van coaching en begeleiding en stel de doelen en termijn van de coaching- en begeleidingsperiode eveneens schriftelijk vast;
• formuleer helder wat de consequenties zullen zijn indien er sprake is van onvoldoende verbetering na de overeengekomen verbeterperiode. De consequentie kan, indien het functiehuis van de werkgever dit toelaat, een demotie inhouden. Dit zal eveneens een wijziging van de arbeidsvoorwaarden tot gevolg hebben. De zwaarste, maar ook meest gebruikte consequentie, is beëindiging van de arbeidsovereenkomst;
• voer evaluatiegesprekken gedurende de overeengekomen verbeterperiode;
• voer een eindevaluatiegesprek waarin de verbeterperiode wordt besproken. Leg in de verslaglegging vast of de gestelde doelen door de werknemer al dan niet zijn behaald;
• een eventuele verlengingsperiode van het verbetertraject dient ook te worden vastgelegd;
• bied de werknemer scholing aan;
• verricht herplaatsingsinspanningen en leg de verrichte inspanningen vast op schrift. Werkgevers zijn verplicht voordat een verzoek tot ontbinding wordt geïnitieerd te onderzoeken of herplaatsing binnen het bedrijf, of binnen het concern, mogelijk is. Indien dit niet mogelijk is dient een werkgever na te gaan of de werknemer wel na scholing kan worden herplaatst.

Welke documenten gaan in het dossier?

Aan wat voor een soort bewijsstukken moet u denken voor het dossier?

• functioneringsverslagen/beoordelingen
• gespreksverslagen
• tussentijdse evaluaties
• eindevaluaties
• e-mailberichten
• verbeterplan/coachingsplan/begeleidingsplan
• coachings- en trainingsverslagen
• cursussen/scholing
• disciplinaire maatregelen
• (officiële) waarschuwingen
• notities
• verklaringen
• klachten
• foto’s

Indien u deze lijst met aanbevelingen overneemt in uw bedrijfsvoering, zult u de begeleiding en hulp die u de disfunctionerende werknemer heeft geboden adequaat vastleggen in een dossier. Voorts is duidelijk vastgelegd dat de werknemer niet aan de gestelde functie-eisen voldoet. Indien de begeleiding niet succesvol is gebleken, heeft u zo de middelen in handen om het disfunctioneren te onderbouwen en om de kantonrechter te verzoeken de arbeidsovereenkomst te ontbinden.

Opbouwen van dossier biedt voordelen

Het opbouwen van een dossier tegen de werknemer kost veel tijd en energie, maar dit is onder de WWZ noodzakelijk. Indien er onvoldoende dossier is opgebouwd, zal de rechter niet tot ontbinding overgaan en heeft u nog steeds een disfunctionerende werknemer.

Het opbouwen van dossiers brengt ook voordelen met zich mee. U krijgt een overzichtelijke inkijk in het arbeidsverleden van werknemers, dit kan praktisch zijn indien er van leidinggevenden wordt gewisseld. Daarnaast worden de goed functionerende werknemers binnen uw organisatie inzichtelijk. Dit kan van pas komen bij het toekennen van bijvoorbeeld bonussen en/of promoties.

Heeft u nooit dossiers bijgehouden? Begin hier dan alsnog mee.

Stel onze specialist een vraag!