Wacht niet met verbetertraject voor disfunctionerende werknemer in Coronatijd

Ten eerste is niet duidelijk hoe lang thuiswerken de norm blijft, waardoor u misschien nog (te) lang moet wachten voordat een verbetertraject kan aanvangen. In de tussentijd komt het disfunctioneren uw onderneming niet ten goede. Ten tweede mag ook in deze tijd van u als werkgever worden verwacht dat u een disfunctionerende werknemer hierop aanspreekt en hem een reële kans geeft het functioneren te verbeteren.

Een verbetertraject doorlopen terwijl de werknemer thuiswerkt, impliceert niet dat een werknemer geen reële kans krijgt. Onderneemt u nu geen actie, dan wordt het disfunctioneren als het ware door u gedoogd. Wanneer er straks weer “gewoon” gewerkt wordt, spreekt u de werknemer dan – na maanden geen kritiek – wel aan? Geeft u dan aan dat u al lange tijd meent dat de werknemer disfunctioneert? En dat u daar nu pas mee komt vanwege de coronacrisis?

Coronacrisis ontslaat u niet van verplichtingen
Als dit tot een conflict leidt dan zal de rechter daar niet van gecharmeerd zijn. De coronacrisis ontslaat u als werkgever niet van uw verplichtingen. De wettelijke vereisten zijn namelijk niet veranderd. Een van die vereisten is dat de werknemer tijdig op de hoogte is gesteld van zijn disfunctioneren. Een verbetertraject in coronatijd is ook uitvoerbaar. Niet eens op een heel andere wijze dan gewoonlijk – waarover zo meer.

Om die reden adviseer ik u, als het functioneren van een werknemer daar aanleiding voor geeft, het verbetertraject in gang te zetten. In mijn praktijk merk ik dat werkgevers het opstellen en aangaan van verbetertrajecten lastig vinden. Dat begrijp ik. Het zet spanning op de werkrelatie. Het kost een goede voorbereiding, tijd en energie. De werknemer voelt de bui vaak al hangen, dus een verbetertraject komt de sfeer niet ten goede.

Voordelen van een verbetertraject
Desalniettemin moet het gebeuren. Vergeet dan niet dat een verbetertraject ook voordelen met zich meebrengt. Het dienstverband wordt na het doorlopen van een verbetertraject vaak beëindigd met een vaststellingsovereenkomst, wat minder geld, tijd en energie kost dan een procedure bij de rechter.

En niet onbelangrijk: een vaststellingsovereenkomst neemt het procesrisico weg. Een vaststellingsovereenkomst is een overeenkomst tussen werkgever en werknemer waardoor onder afgesproken voorwaarden, bijvoorbeeld een aan de werknemer te betalen vergoeding, de arbeidsovereenkomst eindigt. Een vaststellingsovereenkomst neemt het (proces)risico op verlies weg. Een procedure bij de rechter kan namelijk in het voordeel of nadeel van de werkgever uitvallen. U wint of u verliest.

Bovendien is het voordeel dat werkgever en werknemer in deze tijd minder op elkaars lip zitten, omdat zij zich niet in dezelfde kantooromgeving begeven. De werksfeer zal er wat dat betreft minder onder lijden en de spanning zal vanuit huis minder voelbaar zijn dan op kantoor.

Hoe krijgt het verbetertraject vorm?
Niet anders dan gewoonlijk. De functieomschrijving is het uitgangspunt. Deze ontbreekt vaak of is sterk verouderd. Als dat het geval is, dient u eerst een functieomschrijving te maken. Breng in kaart wat de taken en verantwoordelijkheden behorende bij de functie van de werknemer zijn. Welk kennisniveau en welke competenties en vaardigheden moet de werknemer hebben. Welke eigenschappen en gedragskenmerken zijn van belang voor deze functie. Daarna moet u de volgende vragen stellen en beantwoorden:

Wat wordt er in deze functie verwacht? Wat is de norm?
Welke taken, werkzaamheden en vaardigheden gaan niet goed? Aan welke aspecten van de functie of functie-eisen voldoet de werknemer niet (meer)? Benoem dit concreet, bijvoorbeeld ‘’werknemer haalt zijn vooraf vastgestelde (verkoop)resultaten van 25 per maand niet’’ of ‘’werknemer beheerst werken met programma X niet waardoor hij fouten maakt’’.
Wat en hoeveel (bijvoorbeeld bij targets) moet de werknemer verbeteren? Welk niveau wordt in deze functie verwacht?
Welke concreet geformuleerde doelen en verbeterpunten stelt u voor de betreffende werknemer?
Wat kunt u doen om de werknemer te helpen dit te verbeteren? Denk aan het aanbieden van scholing, interne of externe begeleiding of coaching.
Wat is een redelijke termijn om de tekortkomingen naar het gewenste niveau te brengen? Dit betreft de duur van het verbetertraject. Gemiddeld is dit ongeveer drie maanden. Bij gemakkelijke werkzaamheden kan een termijn van zes weken voldoende zijn om tot het gewenste niveau te komen, bij ingewikkelde taken en/of vaardigheden kan vijf maanden een redelijke termijn zijn. Het is afhankelijk van de aard van de functie en wat er (allemaal) moet verbeteren.
Hoe vaak wordt er geëvalueerd? Wanneer vinden de tussenevaluaties en de eindevaluatie plaats?
Wie krijgt de leiding en verantwoordelijkheid voor de uitvoer van dit verbetertraject?
Wat is het gevolg van het niet slagen van het verbetertraject?

Werk deze vragen uit op papier en het verbetertraject is zo goed als af. Bespreek het verbetertraject, de tekortkomingen en de verbeterpunten met de werknemer. Het moet hem helder zijn wat er van hem wordt verwacht en wat de consequenties zijn als hij dit niet binnen de gestelde termijn waarmaakt. Vraag de werknemer ook wat hij zelf denkt nodig te hebben om het functioneren te verbeteren.

Bij het beantwoorden van deze vragen loopt u er misschien tegenaan dat bepaalde werkzaamheden of functieverantwoordelijkheden verbetering behoeven die nu niet of nauwelijks worden uitgevoerd in verband met het thuiswerken. Neem deze toch op in het verbetertraject en benoem waarom er niet of minder goed aan kan worden gewerkt. Of waarom het minder goed te monitoren, bij te sturen of uit te voeren is. Benoem het verbeterpunt wel. Benoem ook wat van de werknemer wordt verwacht en wat eraan gedaan zal worden om dit toch zo goed mogelijk op te pakken. Wellicht is dit een open deur, maar dit mag niet de meerderheid van de verbeterpunten betreffen.

Digitale uitvoering van het verbetertraject
De ene functie leent zich beter voor een “thuiswerk-verbetertraject” dan de andere, maar het is nooit onmogelijk. Het werk verandert inhoudelijk namelijk niet (geheel) doordat het thuis wordt uitgevoerd. De feitelijke uitvoering van het verbetertraject is wel anders dan gewoonlijk. Het aanspreken van de werknemer, het afspreken van het verbetertraject, de begeleiding en de evaluatie van het verbetertraject gaan digitaal. De interne of externe scholing, coaching en begeleiding zullen ook digitaal zijn. Deze zaken zijn goed uitvoerbaar. De monitoring voor de werkgever is lastiger.

Het is zaak concretere afspraken te maken dan gewoonlijk. En andere afspraken dan gewoonlijk. Minder goed meetbaar werk moet meetbaar worden gemaakt, wat soms een uitdaging is. Het vraagt om creativiteit en inventiviteit van u als werkgever om het verbetertraject te sturen en te monitoren op afstand. Een aantal suggesties voor de uitvoering:

De verantwoordelijke voor de uitvoering van het verbetertraject altijd meenemen in de bcc van e-mails.
De verantwoordelijke digitale (team)vergaderingen van de werknemer laten bijwonen, waar hij doorgaans niet bij aanwezig is, voor monitoring.
De werknemer andere (team)vergaderingen laten bijwonen ter begeleiding.
Het opstellen en bijhouden van een wekelijks actieplan voor de werknemer dat digitaal wordt besproken en gemonitord.
Het inplannen van digitale begeleidingsgesprekken waarin de werknemer verslag doet van de werkzaamheden en de voortgang van de doelen.

Het is van belang dat u alles documenteert. Alle acties die u onderneemt, de gesprekken die u voert en de begeleiding, moet u documenteren. Dat kunt u realiseren door bijvoorbeeld alles per e-mail te bevestigen.

Een goed dossier is goud waard
Tot slot merk ik op dat het in deze tijd misschien nog meer dan normaal van belang is dat u een goed dossier heeft en dat er een gedegen – en gedocumenteerd – verbetertraject plaatsvindt. Hoe u een goed gevuld dossier krijgt, heb ik toegelicht in een eerder blog.

LEES OOK - Dossier opbouwen tegen werknemers: de ultieme checklist

Mocht het tot een procedure bij de rechter komen en er is een onvoldoende disfunctioneringsdossier, dan zal de rechter de overeenkomst misschien wel ontbinden op een andere grond, maar hij kan de werknemer ook een billijke vergoeding toekennen. Dit doet hij als het eindigen van de arbeidsovereenkomst het gevolg is van ernstig verwijtbaar handelen of nalaten van de werkgever. Uit de rechtspraak volgt dat dit het geval is als de werkgever bewust aanstuurt op een verstoring in de arbeidsrelatie, bijvoorbeeld door de werknemer continu te wijzen op zijn disfunctioneren zonder hem een reële kans te geven dit te verbeteren middels een verbetertraject.

Geef rechter geen argument voor hoge billijke vergoeding
Geef de rechter in deze tijd dus geen aanleiding om de werknemer een billijke vergoeding toe te kennen. Zorg dat het dossier op orde is en een gedegen en gedocumenteerd verbetertraject is doorlopen. Er is namelijk recentelijk rechtspraak verschenen waarin de rechter bij het vaststellen van de hoogte van de billijke vergoeding rekening houdt met het verlies van een baan in coronatijd en de kans dat de werknemer hierdoor minder snel een nieuwe baan vindt.

Stel onze specialist een vraag!