Wat moet u vastleggen bij het aangaan of verlengen van de arbeidsovereenkomst?

Van ondernemers krijg ik met regelmaat de vraag waarom een arbeidsovereenkomst zo uitgebreid moet zijn. Het antwoord is: u kunt uzelf als ondernemer enorm helpen door afspraken goed vast te leggen. In dit blog zet ik uiteen wat u in ieder geval in een arbeidsovereenkomst moet opnemen als u deze voor het eerst aanbiedt of als u deze voor een werknemer verlengt. Om uzelf daarmee later (administratieve) moeilijkheden te besparen.

Informatieplicht werkgever
Het Burgerlijk Wetboek legt u als werkgever een informatieplicht op richting uw werknemers. Als u zich daar niet aan houdt, bent u aansprakelijk voor de door de werknemer als gevolg hiervan geleden schade. U bent volgens de wet verplicht om een schriftelijke (of elektronische) opgave te verstrekken van ten minste de volgende gegevens:

De naam en woonplaats van partijen;
De plaats of plaatsen waar arbeid wordt verricht;
de functie van de werknemer of de aard van zijn arbeid;
het tijdstip van indiensttreding;
indien de overeenkomst voor bepaalde tijd is gesloten, de duur van de overeenkomst;
de aanspraak op vakantie of de wijze van berekening van de aanspraak;
de duur van de door partijen in acht te nemen opzegtermijnen of de wijze van berekening van deze termijnen;
het loon en de termijn van uitbetaling alsmede;
de gebruikelijke arbeidsduur per dag of per week;
of de werknemer gaat deelnemen aan een pensioenregeling;
de toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomst;
of de arbeidsovereenkomst een uitzendovereenkomst, dan wel een payrollovereenkomst is;
of de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd is aangegaan;
of sprake is van een oproepovereenkomst.

De wet bepaalt ook dat wanneer u deze gegevens verstrekt in de schriftelijk aangegane arbeidsovereenkomst, u dit niet telkens opnieuw hoeft te vermelden. Ook is bepaald dat u een handtekening van de werknemer nodig hebt waaruit blijkt dat hij deze informatie ook daadwerkelijk heeft gezien. Het is dus prettig om één overzichtelijk en ondertekend document te hebben waar al deze gegevens in zijn opgenomen. Bovendien dwingt het u tot al zorgvuldig nadenken over deze elementen, voordat u een dienstverband aanbiedt. Ook dat kan nuttig zijn, zo is mij vaker gebleken.

LEES OOK - Wat u moet weten over de proeftijd

Besparing WW-premies
Er bestaat ook een goede financiële reden om goed na te denken over wat u opneemt in de arbeidsovereenkomst. Als namelijk duidelijk vaststaat dat u een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd bent overeengekomen (voor een vast aantal uur per week), dan krijgt u een korting op uw WW-premies voor deze werknemer. De korting bedraagt maar liefst 5%.

Ik zie met regelmaat dat arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd stilzwijgend zijn overgegaan in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Dat is zonde, want op die manier kunt u niet aantonen dat er sprake is van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. En loopt u dus 5% besparing mis. Leg dus goed vast – bij aanvang van het dienstverband of na verlenging – om wat voor soort arbeidsovereenkomst het gaat.

Bijzondere bedingen
Ook is het goed dat u – voordat u een werknemer in dienst neemt –  nadenkt over welke bijzondere afspraken u wenst te maken. Voor veel bijzondere afspraken geldt namelijk dat u uw werknemer hier alleen aan kan houden wanneer de afspraken schriftelijk zijn overeengekomen. Dit schriftelijkheidsvereiste geldt voor het proeftijdbeding, het concurrentie- en/of relatiebeding, het eenzijdig wijzigingsbeding en het boetebeding.

Let ook hierbij weer op wat u doet met uw postcontractuele bedingen wanneer het dienstverband van een werknemer wordt verlengd. Veel werkgevers kiezen ervoor om in een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd geen concurrentiebeding op te nemen, omdat daar een zware motiveringsplicht aan vastzit. Wanneer echter deze arbeidsovereenkomst (stilzwijgend) wordt verlengd naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, dan geldt de motiveringsplicht niet meer. U kunt dan gemakkelijker wel een concurrentiebeding afspreken. Maar dit moet u dan wel bij het verlengen van de arbeidsovereenkomst vastleggen. Immers, voor een concurrentiebeding geldt het schriftelijkheidsvereiste.

Stel onze specialist een vraag!