De AVG en de rol van de OR

Op 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking. Veel ondernemingen zijn druk met de verplichtingen die straks gaan gelden. De Ondernemingsraad (OR) heeft hier een belangrijke rol bij die niet uit het oog mag worden verloren. Want als dat wel gebeurt heeft de onderneming een probleem.

Direct advies

Wat zijn de gevolgen als besluiten in verband met de AVG worden genomen zonder de OR hierbij te betrekken? En wat gebeurt er als een besluit van de onderneming niet in overeenstemming is met het advies van de OR? De gevolgen kunnen groot zijn. Een vertraging in de compliance met de AVG kan het gevolg zijn. Daarnaast kunnen er procedures komen. Dit kost tijd en geld. Allerlei zaken waar de onderneming niet mee geconfronteerd wil worden.

Bevoegdheden OR

De OR heeft diverse bevoegdheden, waaronder:

het recht op informatie (artikel 31 e.v. WOR)
het adviesrecht (artikel 25 lid WOR)
het beroepsrecht (artikel 26 WOR)
het instemmingsrecht (artikel 27 WOR)
het initiatiefrecht (artikel 23 WOR).

Deze bevoegdheden spelen een rol bij het op de juiste manier tot uitvoering brengen van de AVG binnen de onderneming.

Adviesrecht

Op grond van artikel 25 lid 1 sub k WOR dient aan de OR advies te worden gevraagd als sprake is van invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening. Dan kan het gaan om een voorziening die ziet op hardware en/of software. De OR moet dus bijvoorbeeld adviseren over een nieuw softwarepakket,

Instemmingsrecht

In artikel 27 lid 1 sub k WOR is bepaald dat een besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van een regeling omtrent het verwerken van alsmede de bescherming van de persoonsgegevens van de werknemers instemmingsplichtig is. Bijna elke onderneming heeft inmiddels een privacybeleid opgesteld. Uit het privacybeleid volgt onder meer op welke wijze de werkgever omgaat met persoonsgegevens van werknemers. Hoe lang worden de gegevens bewaard, hoe worden deze beveiligd en wie kan deze gegevens inzien? Dit zijn voorbeelden van vragen die in het privacybeleid worden beantwoord.

Uit artikel 27 lid 1 sub l WOR volgt dat de OR instemming moet geven voor een besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of het geschikt zijn voor de waarneming van of de controle op de aanwezigheid, het gedrag of de prestaties van de werknemers (personeelsvolgsystemen). Voorbeelden van personeelsvolgsystemen zijn het ophangen van camera’s en het registreren van tijd.

Als sprake is van een personeelsvolgsysteem dan worden dus persoonsgegevens verwerkt en is de AVG van toepassing.

Initiatiefrecht

In artikel 23 lid 3 van de WOR staat het initiatiefrecht vermeld. De OR is bevoegd om op eigen initiatief voorstellen te doen. Stel; de ondernemer treft geen voorzieningen om de onderneming ‘AVG-proof’ te maken. De OR kan dan het initiatief daartoe nemen en bijvoorbeeld een voorstel te doen voor een privacybeleid.

Besluit in afwijking van advies of zonder advies/instemming

Maar wat gebeurt er als er besluiten worden genomen waarbij voorbij is gegaan aan het adviesrecht of het instemmingsrecht? Of indien niet overeenkomstig het advies van OR een besluit wordt genomen? De OR kan binnen een maand na de schriftelijke bekendmaking beroep instellen bij de Ondernemingskamer van het Gerechtshof Amsterdam indien het advies niet wordt gevolgd of geen advies is gevraagd.

Indien voorbij wordt gegaan aan het instemmingsrecht is het besluit nietig. De OR moet wel binnen een maand een beroep doen op de nietigheid. De ondernemer kan dan geen uitvoering of toepassing geven aan het nietige besluit.

Procedures kunnen volgen waardoor een enorme vertraging kan ontstaan met als gevolg dat de onderneming het risico loopt dat niet tijdig is voldaan aan de verplichtingen die volgen uit de AVG. En in dat geval kan de Autoriteit Persoonsgegevens boetes opleggen die enorm kunnen oplopen.

LEES OOK - Mag een werknemer een gesprek met de werkgever opnemen?

Rol OR niet onderschatten

De OR draagt dus medeverantwoordelijkheid voor de omgang met en de bescherming van persoonsgegevens op het werk en heeft door haar bevoegdheden een belangrijke rol bij de invoering van de AVG binnen de onderneming!

Stel onze specialist een vraag!