Mijn handelscontract wordt niet nagekomen: Wat nu?

Kom afspraken na. Dat is het uitgangspunt bij het maken van overeenkomsten, anders maakt u ze immers niet. Het niet nakomen van afspraken gebeurt echter regelmatig. Wat doet u dan? U wilt uw relatie niet onder druk zetten met strenge juridische brieven, maar u wilt ook geen rechten verspillen. In dit stuk leest u welke stappen u dient te volgen en krijgt u vuistregels aangeboden om de balans te vinden tussen het behoud van goed contact met uw handelspartner en een juridisch sterke positie.

Indien het niet nakomen van afspraken (wanprestatie) enkel door een juridische bril wordt bekeken, is het stappenplan na het constateren van een tekortkoming ‘recht toe-recht aan’.

Stappenplan
Lees uw overeenkomst en de voorwaarden die van toepassing zijn op de overeenkomst goed door. Wat is overeengekomen over klachten, gebreken en/of tekortkomingen? Volg de stappen en de daaraan verbonden termijnen uit het contract.

Zwijgt het contract over de door u te volgen handelswijze, stuur de wederpartij zo spoedig mogelijk na de ontdekking van de gebrekkige prestatie een schriftelijk bericht waarin u de tekortkoming kenbaar maakt. Hiermee voldoet u aan uw klachtplicht.

Stuur vervolgens zo spoedig mogelijk een schriftelijke ingebrekestelling of combineer deze met de klacht. In de ingebrekestelling geeft u de wederpartij een redelijke termijn om zijn tekortkoming te herstellen. Hiermee bereikt u dat óf de tekortkoming wordt hersteld, óf dat de wederpartij in verzuim raakt. Eventueel kunt u uw eigen verplichting geheel of gedeeltelijk opschorten.
Komt de wederpartij niet binnen de gestelde termijn na, dan verkeert hij in verzuim. Vanaf dat moment is de wederpartij aansprakelijk voor uw schade (vervangingsschade, gevolgschade en/of vertragingsschade) en kunt u de overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden.

Indien u dit stappenplan hanteert bij iedere tekortkoming, zult u juridisch sterk staan. In de praktijk worden deze stappen echter zelden gevolgd en volstaan partijen met mondeling overleg. Vanuit het perspectief van de ondernemer is dat begrijpelijk. U klimt niet voor iedere tekortkoming in de pen en er bestaat bovendien vaak het vertrouwen dat het goed komt. Zelfs indien de belangen groot zijn, het vertrouwen al is gedaald en u behoefte heeft aan zekerheid, wilt u uw handelspartner niet direct in het harnas jagen met strenge brieven.

Bewaken van goed contact met uw relatie
Hoe vindt u de balans tussen het verzekeren van een juridisch sterke positie met schriftelijke stukken en het in stand houden van het goede contact met uw relatie? Ons advies: doe het beide en neem daarbij de volgende twee vuistregels in acht:

Bel eerst om het probleem uit te leggen en vraag om een oplossing binnen een redelijke termijn. Bevestig daarna het telefoongesprek per email. Hiermee zal een schriftelijk verzoek om herstel nooit als een verassing komen en is de kans groter dat het bericht niet onjuist wordt geïnterpreteerd.
Houd alle gesprekken en schriftelijke bevestigingen feitelijk.

Laat conclusies, oordelen en aannames achterwege, daarmee roept u slechts discussies op. Houd bij e-mails vast aan de volgende (feitelijke) leidraad:

“Wij hebben elkaar vandaag gesproken over [onderwerp]. Ik heb aangegeven dat [omschrijving probleem en gewenste oplossing]. Jij hebt aangegeven [reactie wederpartij]. Ik wil je verzoeken om [het probleem] binnen [een redelijke termijn] op te lossen/te herstellen.” Sluit steeds vriendelijk af, bijvoorbeeld door het vertrouwen in de relatie te bevestigen.

De gevolgen van het ontbreken van een zogenaamde ‘paper trail’ kunnen groot zijn. In het ergste geval kunt u niet aantonen dat u tijdig heeft geklaagd, waardoor u het recht verliest om een beroep te doen op de tekortkoming van de wederpartij. Het is ook mogelijk dat u reeds kosten voor herstel of vervanging hebt gemaakt, die u achteraf niet op de wederpartij kunt verhalen (wegens ontbreken van verzuim). Daarnaast kan het zo zijn dat u ten onrechte (bijvoorbeeld te snel) heeft ontbonden, waardoor u zelfs schadeplichtig wordt jegens de wederpartij.
Neem het zekere voor het onzekere!

De volgende keer dat uw handelspartner tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen en u nog twijfelt hoe te handelen, denkt u aan de nadelige gevolgen van het ontbreken van een paper trail. Neem het zekere voor het onzekere, zeker indien de belangen groot zijn. Indien u nog twijfelt over de beste aanpak in een specifieke situatie, kunt u uiteraard altijd contact opnemen met Stellicher advocaten voor overleg en advies.

Stel onze specialist een vraag!