De inhoud van een personeelsdossier: werkgevers opgelet!

Welke gegevens zijn verplicht in een personeelsdossier?

In een personeelsdossier worden – vaak digitaal – persoonsgegevens van werknemers bewaard. Op het verwerken van persoonsgegeven is verschillende privacywetgeving van toepassing.

U bent wettelijk verplicht om een aantal documenten in een personeelsdossier op te nemen. Verplichte gegevens zien onder meer op bepaalde persoonsgegevens van uw werknemers en op de individuele en collectieve afspraken die u met uw werknemer heeft gemaakt. Het gaat dan om:

• NAW-gegevens, geboortedatum, en de functie(s) van uw werknemer;
• een kopie van het identiteitsbewijs;
• informatie over het functioneren en de ontwikkeling van uw werknemer;
• de arbeidsovereenkomst en de overige arbeidsvoorwaarden van uw werknemer.

Beveiliging van de persoonsgegevens

Als werkgever bent u ook verplicht en ervoor verantwoordelijk om de persoonsgegevens in het personeelsdossier af te schermen en om deze goed te beveiligen. Verder is de werkgever verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens.

Welke informatie is toegestaan in een personeelsdossier?

Van bepaalde gegevens en/of documenten kunt u als werkgever zelf overwegen om deze wel of niet op te nemen in het personeelsdossier. Het gaat dan bijvoorbeeld om informatie over:

• de verzuimfrequentie van de werknemer;
• verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken;
• of de werknemer promotie/demotie/degradatie heeft gekregen;
• klachten over de werknemer en gegevens daarover;
• gegevens over het salaris van de werknemer;
• aan de werknemer gegeven waarschuwingen.

Bij het opnemen van persoonsgegevens moet u steeds bekijken of het opnemen daarvan noodzakelijk is. Is dat niet het geval, dan handelt u in strijd met privacywetgeving. Dit kan sancties opleveren van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Welke gegevens zijn niet toegestaan in een personeelsdossier?

Als werkgever mag u niet zomaar alle (persoons)gegevens opnemen in een personeelsdossier. Zo mag u geen gegevens in een personeelsdossier opnemen die te maken hebben met:

• de medische- of gezondheidsgegevens over de ziekte of de aandoening van uw werknemer;
• afspraken over de werkzaamheden gedurende ziekte;
• de seksuele geaardheid van uw werknemer;
• het ras van uw werknemer;
• de politieke voorkeur van uw werknemer;
• de geloofsovertuiging van uw werknemer;
• of uw werknemer wel of niet lid is van een vakvereniging;
• strafrechtelijke gegevens, tenzij een strafbaar feit is gepleegd tegen u als werkgever of om uw belangen te beschermen.

Wettelijke bewaartermijn van persoonsgegevens

De Algemene verordening gegevensbescherming bepaalt niet hoe lang u persoonsgegevens mag bewaren. U mag de gegevens in ieder geval niet langer bewaren dan dat noodzakelijk is. Zodra het bewaren van de persoonsgegevens niet meer noodzakelijk is, moet u de persoonsgegevens zorgvuldig verwijderen.

Uitzondering bewaartermijn

Voor sommige gegevens geldt dat u verplicht bent om deze gedurende een bepaalde tijd te bewaren. Dat geldt bijvoorbeeld voor fiscale gegevens uit een salarisadministratie. Nadat een werknemer uit dienst is moet u deze informatie nog 7 jaar bewaren.

Inzagerecht en termijn van het personeelsdossier

In beginsel kunt alleen u – en in de praktijk vaak de afdeling HR – de gegevens die in het personeelsdossier staan inzien. Een werknemer kan een verzoek indienen om het personeelsdossier (digitaal) in te zien of een (digitale) kopie van het personeelsdossier opvragen. Hier moet u in beginsel binnen een maand aan voldoen.

Verzoek tot wijzigen of verwijderen gegevens

Een werknemer kan ook een verzoek indienen om de inhoud van het personeelsdossier te wijzigen of te verwijderen. Doet u dat niet, dan kan een werknemer daar soms bezwaar tegen indienen.

Kortom: de regels voor een personeelsdossier

Bepaalde informatie moet u verplicht opnemen in het personeelsdossier. Van andere gegevens en/of documenten mag u zelfstandig bepalen of dit in het personeelsdossier wordt opgenomen. Er bestaan ook persoonsgegevens die u niet zomaar mag opnemen in een personeelsdossier.

Wij adviseren om voorafgaand aan en tijdens de verwerking van persoonsgegevens na te gaan of u aan de privacyregels voldoet. Twijfelt u of bepaalde informatie verplicht is of juist niet thuishoort in het personeelsdossier? Neem dan gerust contact met ons op, dan bekijken wij samen de mogelijkheden.

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel? Onze specialisten staan voor u klaar via 026-3777111 of arbeidsrecht@stellicher.nl.

Stel onze specialist een vraag!