De vaststellingsovereenkomst in de praktijk

Wat is een vaststellingsovereenkomst?

Een vaststellingsovereenkomst, ook wel een VSO of beëindigingsovereenkomst genoemd, is een overeenkomst waarin werkgever en werknemer samen afspreken onder welke voorwaarden de arbeidsovereenkomst eindigt. Het belangrijkste verschil met een ontslag via de rechter of het UWV is dat je zelf de regie kunt houden. Jullie bepalen gezamenlijk de inhoud van de afspraken en de manier waarop het dienstverband wordt beëindigd. Dat geeft ruimte om maatwerk te leveren, maar dat betekent ook dat de afspraken goed moeten aansluiten bij de situatie.

De wet stelt wel twee harde grenzen. Allereerst moet de overeenkomst schriftelijk worden aangegaan. Een mondelinge afspraak is niet geldig. Ook heeft de werknemer na ondertekening een wettelijke bedenktermijn van veertien dagen. Binnen deze termijn kan hij zonder opgave van redenen op de overeenkomst terugkomen. Vermeldt je dat recht niet in de overeenkomst zelf, dan bedraagt die termijn automatisch drie weken. Let op: dit recht mag je contractueel niet beperken of uitsluiten.

Wanneer komt een vaststellingsovereenkomst in beeld?

Een vaststellingsovereenkomst wordt vaak ingezet wanneer duidelijk wordt dat voortzetting van de arbeidsrelatie niet langer wenselijk is. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn na het doorlopen van een verbetertraject, bij een verstoorde samenwerking of in een situatie rondom langdurige ziekte. Het moment waarop je de overeenkomst voorstelt, speelt daarbij een belangrijke rol. Sluit jouw voorstel aan bij een voorafgaand traject, dan verloopt het gesprek doorgaans rustiger. Komt het voorstel onverwacht, dan is het meestal lastiger om tot overeenstemming te komen.

Een vaststellingsovereenkomst veronderstelt vrijwilligheid aan beide kanten. Tekent je werknemer niet, dan is er geen beëindiging. In dat geval zijn andere routes aan de orde, zoals een ontslagprocedure via het UWV of ontbinding via de kantonrechter. Soms is zo’n route zelfs sneller of goedkoper, bijvoorbeeld als de ontslaggrond helder is. Een vaststellingsovereenkomst is dan ook geen doel op zich, maar een middel dat (mogelijk) bij de situatie past. Die afweging moet je steeds per geval maken.

Waar moet je op letten bij het aanbieden van een vaststellingsovereenkomst?

Door bij het opstellen van het concept al zorgvuldig te werk te gaan, laat je zien dat het om een weldoordacht voorstel gaat, opgesteld met oog voor de situatie van je werknemer. Dat maakt het voor je werknemer, en eventueel diens adviseur, makkelijker om constructief te reageren. Een zorgvuldig concept is daarmee geen juridische formaliteit, maar een handreiking om er samen op een goede manier uit te komen.

Het omgekeerde geldt ook. Een voorstel met veel fouten, of waarin wezenlijke punten onvoldoende aandacht krijgen, geeft het tegenovergestelde signaal. Dit kan de onderhandelingen onnodig vertragen. Voorkomen is hier dan ook beter dan genezen.

Drie onderwerpen die het verschil kunnen maken:

1. De vergoeding

​Een logisch vertrekpunt voor de hoogte van een eventuele beëindigingsvergoeding is de wettelijke transitievergoeding. Je werknemer heeft daar bij een beëindiging op jouw initiatief in beginsel recht op, ook bij een vaststellingsovereenkomst. Een aanbod dat daar zonder duidelijke reden onder blijft, maakt het gesprek onnodig moeilijk. Afwijken van de transitievergoeding, zowel naar boven als naar beneden, is mogelijk, maar vraagt om een goede reden die aansluit bij de situatie.

2. De WW-aanspraak

​De formulering van de reden van beëindiging bepaalt of je werknemer in aanmerking komt voor een WW-uitkering. De kern is dat de beëindiging niet op initiatief van je werknemer plaatsvindt en hem geen verwijt treft. Wordt de overeenkomst op een manier omschreven die verwijtbaarheid impliceert, dan kan dat de WW-aanspraak in gevaar brengen. Een zorgvuldige omschrijving is daarom geen bijzaak.

3. De einddatum en opzegtermijn

​Eindigt de arbeidsovereenkomst eerder dan de contractuele of wettelijke opzegtermijn, dan kan dat negatieve gevolgen hebben voor de WW van je werknemer. Eindigt zij later, dan heb je als werkgever langer loonverplichtingen. De einddatum is daarmee voor jullie beiden een inhoudelijk punt, en niet slechts een administratieve keuze. Het is goed om daar al bij het opstellen van het concept bij stil te staan.

Tot slot

De vaststellingsovereenkomst is een praktische en waardevolle manier om een arbeidsrelatie af te ronden. Tegelijkertijd vraagt deze stap om meer dan het opstellen van een (standaard)document. In de praktijk helpt het om:

• het gesprek over de beëindiging zorgvuldig te voeren;
• het concept zorgvuldig op te stellen, met aandacht voor zaken als de vergoeding, de WW-formulering en de einddatum; en
• je werknemer te wijzen op zijn rechten en hem de ruimte te geven juridisch advies in te winnen.

Juist door daar eerder in het proces aandacht aan te besteden, wordt het sluiten van de vaststellingsovereenkomst uiteindelijk eenvoudiger.

Heb je vragen over een vaststellingsovereenkomst of wil je sparren over een concrete situatie? Wij denken graag mee.

Meer uit de reeks Arbeidsrecht in de praktijk:

• De arbeidsovereenkomst: meer dan een formaliteit
• ​De (on)zin van het concurrentiebeding
• ​7 valkuilen bij re-integratie van zieke werknemers (en hoe je ze voorkomt)
• ​Het verbetertraject in de praktijk: meer dan een formaliteit