‘In de gelegenheid stellen’

Op de werkgever rust de verplichting de werknemer ieder jaar in de gelegenheid te stellen zijn wettelijke vakantiedagen op te nemen (artikel 7:638 lid 1 BW). Dit betekent dat de werkgever geen (onredelijke) belemmeringen mag opwerpen voor de werknemer om jaarlijks zijn wettelijke vakantiedagen op te nemen. Daarnaast zal de werknemer (waar nodig) moeten worden aangespoord van deze gelegenheid gebruik te maken onder de vermelding dat zijn vakantie-aanspraak bij niet tijdige opname komt te vervallen. Hierbij is het de werkgever in principe niet toegestaan eenzijdig (wettelijke) vakantiedagen vast te stellen. Hoe geschiedt de vaststelling dan wel?

Vaststellen vakantiedagen

Bij het vaststellen van (wettelijke) vakantiedagen geldt als hoofdregel dat de werkgever de vakantiedagen van de werknemer dient vast te stellen conform de wensen van de werknemer, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten (ik kom hier in het vervolg van dit blog nog op terug). Indien aanwezig, dient de werkgever deze gewichtige redenen binnen twee weken na ontvangst van een schriftelijke vakantie-aanvraag schriftelijk aan de werknemer kenbaar te maken (de zgn. “twee-weken-termijn”). Gebeurt dit niet (of niet tijdig), dan is de vakantie vastgesteld overeenkomstig de wensen van de werknemer (artikel 7:638 lid 2 BW). Het wettelijk systeem biedt de mogelijkheid deels van deze hoofdregel af te wijken bij schriftelijke overeenkomst of bij CAO. 

De drie mogelijkheden waarop een vakantie kan worden vastgesteld zijn dus:

1. bij schriftelijke overeenkomst of CAO;
2. overeenkomstig de wensen van de werknemer (het “vakantieverzoek”); of
3. automatisch, wanneer na een verzoek van de werknemer de werkgever niet binnen de wettelijke termijn van twee weken gewichtige redenen schriftelijk kenbaar heeft gemaakt aan de werknemer. 

N.B. wanneer de werknemer over een ontoereikend vakantietegoed beschikt, wordt vakantie niet automatisch vastgesteld overeenkomstig de wensen van de werknemer. 

Schriftelijke overeenkomst of CAO

De mogelijkheid om bij schriftelijke overeenkomst (veelal: de arbeidsovereenkomst) of CAO af te wijken van de hoofdregel, ziet op de vaststelling van de dagen waarop de werknemer (in ieder geval) vakantie geniet. Te denken valt aan een collectieve bedrijfsvakantie (of schoolvakantie zoals in het Primair Onderwijs) wegens sluiting of opname van vakantiedagen in een periode waarin er minder werk is dan gebruikelijk (bijv. in sterk seizoensgebonden branches). Hierbij merk ik op dat de afwijkingsmogelijkheid enkel ziet op de daadwerkelijke vaststelling van vakantiedagen, niet op de procedureregels die bij vaststelling (buiten de verplichte bedrijfsvakanties om) in acht moeten worden genomen (zoals de hierboven genoemde “twee-weken-termijn”). Hetzelfde geldt wanneer er slechts een periode is aangewezen waarbinnen vakantie moet worden opgenomen; de daadwerkelijke vaststelling, binnen de aangewezen periode, moet dan nog plaatsvinden. Houd dus ook in dat geval rekening met de “twee-weken-termijn”! 

N.B. afwijking van de wettelijke termijn is overigens wel mogelijk bij bovenwettelijke vakantiedagen (toegekende vakantiedagen boven het wettelijk minimum). 

Let op! Een vakantieregeling, al dan niet tot stand gekomen met instemming van de OR, geldt niet als schriftelijke overeenkomst tussen de werkgever en de werknemer op grond waarvan afwijking op de hoofdregel is toegestaan, tenzij deze vakantieregeling is geïncorporeerd in de arbeidsovereenkomst. Besteed ook aandacht aan de toepasselijk CAO (indien aanwezig); voor sommige sectoren zijn bij CAO aanvullende regels gesteld over o.m. de vaststelling van verplichte bedrijfsvakanties (voorbeeld: de bedrijfstak Metalektro). 

Gewichtige redenen

Als gezegd, moet de werkgever binnen twee weken schriftelijk de gewichtige redenen kenbaar maken aan de werknemer, wanneer de vakantie niet wordt vastgesteld overeenkomstig zijn wensen. Deze redenen dienen zich bovendien te verzetten tegen de vaststelling conform verzoek, waardoor een min of meer algemene afwijzing van het verzoek (onder verwijzing naar bijv. een vakantieregeling) niet volstaat. 

Van gewichtige redenen (ook wel: een ‘zwaarwichtig bedrijfsbelang’ genoemd) is sprake wanneer het inwilligen van het vakantieverzoek tot een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering leidt. Of daar sprake van is, is zeer casuïstisch en zal steeds weer moeten worden afgewogen tegen de gevolgen voor de werknemer van het afwijzen van zijn vakantieverzoek. Pas wanneer het belang van u als werkgever dermate groot is dat het belang van uw werknemer daarvoor redelijkerwijs moet wijken, zal sprake zijn van een gewichtige reden. 

Vakantieregeling

Ondanks dat u als werkgever de concrete gewichtige redenen dient te melden aan de werknemer (en er dus niet alleen kan worden volstaan met een verwijzing naar bedrijfsregelingen), kan de aanwezigheid van een vakantieregeling behulpzaam zijn bij het afwijzen van een vakantieverzoek. Uw belang bij het opstellen en uitvoeren van de vakantieregeling zal immers in de meeste gevallen parallel lopen aan het belang dat u heeft bij afwijzing van een vakantieverzoek. 

Ter illustratie: u neemt in uw vakantieregeling op dat vakantieverzoeken voor de zomerperiode (juni-september) uiterlijk in maart van het betreffende jaar schriftelijk moeten zijn ingediend. Als toelichting neemt u daarbij op dat deze regel is opgenomen zodat er tijdig (en met gelijke kansen voor ieder) een vakantierooster kan worden vastgesteld ter voorkoming van bezettingsproblemen. Een dergelijke voorschrift ontslaat u niet van de verplichting eventuele gewichtige redenen binnen twee weken na een vakantieverzoek kenbaar te maken (dus in zekere zin is er nog steeds sprake van ‘die eerst komt, eerst maalt’), maar kan wel dienen als “haakje” voor het formuleren van uw bedrijfsbelang/gewichtige reden. 

N.B. Ook de omstandigheid dat een vakantieregeling is opgesteld met instemming van de OR kan een rol spelen bij de beantwoording of sprake is van een gewichtige reden; de OR heeft immers reeds beoordeeld of er (in de eerste plaats) redenen waren regels te stellen rondom de vaststelling van vakantiedagen. 

Let op! Een enkele verwijzing naar de vakantieregeling is onvoldoende; besteed ook aandacht aan de concrete belangen van de werknemer. 

Last minute vakantieverzoek

Werknemers die het aanvragen van vakantie maar voor zich uit blijven schuiven, zijn een doorn in het oog voor menig ondernemer. Niet alleen maakt een op het laatste moment ingediend vakantieverzoek het lastiger een optimale vakantieplanning te maken, het kan er ook toe leiden dat er sneller (en mogelijk onverwacht) sprake zal zijn van een kritisch lage bezettingsgraad. Uiteraard kan – en zal – dit in de meeste gevallen een gewichtige reden opleveren, maar niet ieder roosterprobleem levert een gewichtige reden op. Steeds weer zal er een belangenafweging moeten plaatsvinden. Ook bij het last minute vakantieverzoek mag de “twee-weken-termijn” niet uit het oog worden verloren. Daarnaast is het aan te bevelen “aan de voorkant” duidelijkheid te scheppen voor u en uw werknemers door het opstellen (of actualiseren) van een vakantieregeling. 

Wilt u meer weten over het vaststellen van vakantiedagen (of over bijvoorbeeld het intrekken van reeds vastgestelde verlof) of hulp bij het opstellen en vaststellen van een vakantieregeling? Neem dan contact op met Dennis Hut. Dennis is te bereiken via nummer 026-3777111. Hij helpt u graag verder.